HOWTO registro de atas

Este documento serve de guia e checklist para o registro de atas de Assembleias Gerais. Ele está voltado a algumas especificidades do Garoa, mas pode ser usado como referência por qualquer hackerspace.

Regra geral

No Brasil, tudo é burocrático, incerto e enrolado. Na dúvida, pequemos pelo excesso!

Convocação

• As assembleias devem ser convocadas com antecedência, conforme o Estatuto.
• O edital de convocação deve ser publicado no wiki, de preferência como um anúncio no Blog, contendo data, local e ordem do dia.
• O edital também deve ser impresso, assinado pelo presidente e pelo secretário e colado na sede.

Na wiki

• Crie uma página usando uma nomenclatura clara, como "Assembleia Geral Ordinária 2012"
• Use a aba "Discussão" da página para fazer as anotações durante a reunião, deixando o texto para ser redigido na página principal do artigo depois.
• Use uma ata existente para usar como base da ata sendo redigida. Isso evita esquecer coisas e também ajuda a manter a formatação wiki coerente.
• Usar os formatadores

  __NOTOC__

  e

  __NOEDITSECTION__

  para, respectivamente, evitar a geração da tabela de tópicos e de botões editar, facilitando "copiar e colar" para o arquivo final depois.
• Nunca é de menos mencionar que é muito importante termos tudo no wiki.
• Manter o padrão para a nomenclatura dos arquivos anexos (vide modelo)
• O artigo deve estar nas categorias Categoria:Assembleias e Categoria:Reuniões (vide modelo)

Redigindo a ata

• Deve ser redigida usando linguagem formal, caso contrário pode ser negada pelo cartório. Use uma das atas existentes como modelo.
• A formalidade não impede hacks. Mas use com parcimônia.
• Atas de eleição devem ter a qualificação (nome completo, profissão, estado civil, endereço, RG e CPF) dos eleitos. Por razões de privacidade, isso deve ser omitido da wiki e colocado apenas na versão final da ata.
• Pedir para o contador revisar tudo.
• Se estiver OK, bloquear edições do arquivo na wiki.

Reconhecimento de firma

• em atas normais, devemos ter sempre as firmas do presidente, secretário e tesoureiro reconhecidas.
• se a ata for de uma eleição e a ata disser que os eleitos são empossados imediatamente, a ata deve ter a assinatura deles. (para mim isso não faz sentido. na dúvida, reconhece todo mundo)

Registro

• Passar o texto do wiki, evitando qualquer modificação que não seja de formatação, para o Arquivo:Modelo de documento.odt, e gere um PDF - só para evitar perda de formatação. O PDF não precisa estar no wiki.
• Imprimir em 3 vias
• A ata deve ser assinada, pelo menos, pelo presidente e pelos eleitos (em caso de eleição), e ter a firma reconhecida nas 3 vias
• Os demais presentes devem assinar lista de presença anexa
• A ata para registro deve acompanhar requerimento de registro (modelo), edital de convocação (modelo: Arquivo:AGO 2012 convocação.odt), lista de presença simples (modelo: Arquivo:AGO 2012 lista de presença.odt). Esses documentos também devem estar na wiki, em um formato editável e compatível como o ODF. Veja padrão de nomenclatura nas atas mais antigas.
• Entregar tudo para o contador (Gê Assessoria). Teoricamente, daqui pra frente deve ser com eles.

Pós-registro

• Escanear o documento com os carimbos, etc do cartório
• Usar um editor de imagens como o GIMP para esconder os dados pessoais dos eleitos
• Gerar um PDF usando, por exemplo, o convert no GNU/Linux
• Subir o PDF e linká-lo na página da ata da assembleia
• Arquivar o original na Pasta Azul, que fica com o tesoureiro.