Discussão:O Outro Lado BSidesSP ed 5

Planejamento

Datas Importantes

• Data final para submissão de sugestões de palestras e oficinas: 23 de Maio de 2013
• Notificação aos autores selecionados: 01 de Abril de 2013 (sim, no Dia da Mentira!)
• Primeiro encontro do Mentorship program: 20/4 (A CONFIRMAR)
• Divulgação da Agenda: 01 de Abril de 2013
• Início das inscrições: 15 de Abril de 2013
• Segundo encontro do Mentorship program: 11/5 (A CONFIRMAR)
• Envio do material a ser apresentado: 12 de Maio de 2013
• Evento: 19 de Maio de 2013

To do

• Call For Volunteers - 19/abril
• Cotar churrasco - 19/abril (alberto)
• Cotar piscina de bolinha - 19/abril (anchises)
• Tapa na página do Hacker Job Fair
• Deadline para sponsors - 1/Maio
• Camisetas (fazer 100 a 120 max.) - 4/Maio
  • 50 da pré-venda (a confirmar)
  • palestrantes + voluntários + staff (+/- 40)
  • Fazer tbém botons (logo pirata, troll face?)

• Apoios
  • Streamming utah ok

• Garoa Village
  • Bandeira do Garoa? (Alberto)
  • Hacker job Fair + Sponsors
  • Lojinhas:
    • BSidesSP: adesivos (não precisa fazer), camisetas, canecas garoa, botons, bugigangas, bandeira pirata, máscara Anonymous (anchises)
    • Outros hackerspaces: LHC, SJC HC
    • Editoras - anchises
    • BeerHacking ?
    • Lab de Garagem ???

• Confirmar com Fatec:
  • qtdd de salas
    • auditório, 1 aula/palestra (tem som?), 2 oficina/village (tem projetor?), 1 Open Space + piscina de bolinha, 1 depósito
  • alguém de supporte no dia?
  • estacionamento externo (pedir p/ o Dimas ver isso p/ nós; será que estarão abertos no dia?)
  • vamos fazer arrumação das salas na véspera

Outros:

• Anchises: porta banner e canetas da VRSN
• Faixineira !!!
• Arrumação das salas: sábado (véspera)

Balanço

O evento foi um sucesso em vários aspectos. Cansamos de ouvir elogios.

Pontos fortes:

• Espaço: tivemos muito espaço para usar e dividir as atividades, que ficaram confortáveis e permitiu termos diversos ambientes
• Apoio da FATEC: Foi muito além da expectativa. Estavam sempre prontos a ajudar, em todo o momento

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Porém a falta da Internet foi algo impactante.

• Camisetas: o pessoal adorou

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Sim, e a experiência de cobrar R$ 40,00 não foi muito positivo.

• Leilão no intervalo: teve muita participação - faltou ter distribuído as senhas, o que atrapalhou e tumultuou o sorteio

• Bebidas: Conseguimos mantê-las geladas, repondo gelo, etc
• Debate: segurou a sala cheia
• Arrumação das salas na véspera: foi cansativo, mas foi FUNDAMENTAL para começarmos na hora.
• SJCHC: O pessoal foi ponta firma, fez uma lojinah legal, oficina sensacional, e, principalmente, sempre se oferecia para nos ajudar. No final, eles arrumaram, por iniciativa própria, 2 salas.
• Custos: conseguimos manter os custos abaixo da arrecadação e tivemos lucro - o Garoa agradece ;)

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) A propósito, o que balanço preliminar indica, que foi o evento mais lucrativo, apesar de ter sido o mais cansativo.

• E-mail sobre Caronas: ajudou algumas pessoas a se organizarem
• Camisa diferenciada para nós: ajuda o pessoal a nos procurar em caso de dúvidas ou problemas (melhor do que um "staff" bordado num canto)

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Exato! Considero que esta é uma prática que devemos seguir daqui para frente, sempre!

Pontos Fracos:

• No-show. Foi record; Como consequência, sobrou muita coisa e muitas atividades ficaram vazias
  • Ação: Fazer uma pesquisa entre os que não foram para descobrir aonde erramos (dificuldade de acesso ao local? final do paulista? Virada cultural? Problemas pessoais? - isso não explicaria tantas faltas)

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Concordo plenamente! E se considerarmos que pessoas que pagaram ou fizeram doações dentro da faixa para receber uma camiseta também não compareceram, entendo que temos que fazer esta pesquisa ainda esta semana.

• Compras: extremamente trabalhoso. Perdemos várias horas carregando as compras para lá e para cá.

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Sem contar que houve muitos agravante devido ao choque que dificultou nosso planejamento e o principal foi quase no susto.

• Churrasco: O serviço foi bom, exceto que demorou muito - churrasqueira pequena e começou tarde. Super crítico, pior caso em todas as edições que já tivemos.

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Tivemos sorte que não foi a quantidade de pessoas que não foi um no-show de 20%, senão teria sido caótico. Da próximo vez, churrasqueira é algo a não se deixar por responsabilidade do churrasqueiro, visto até que não é obrigação do mesmo trazer. Porém as carnes tem que iniciar ser descongelada 12hs antes.

• Chegamos tarde para abrir o evento (+ de 9 da manhã). Demoramos muito para pegar as carnes dos refrigeradores :(

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) A logística e primeira experiência de se fazer algo um pouco mais complicado, somado a questão da virada hacker foi algo impactante.

• Poucos dos voluntários ajudaram

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Temos que rever esta política, pois ter voluntários que só ganham camisetas e não fazem quase nada não rola mais. Porém nos faltou fôlego para coordenar melhor as atividades. Ter mais colaboradores pró-ativos seria mais importante.

• Falta de controle do tempo das palestras. No meio do dia estávamos com 20min de atraso. No final, com 50 minutos (leilão no intervalo aumentou o atraso das atividades)

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Novamente, faltou colaboração, tempo e fôlego!

• Controle da porta: houve alguns problemas:
  • Falta de acompanhamento do número de presentes (se, por exemplo, soubéssemos que o "no show" foi grande, manteríamos as carnes no refrigerador, para o excedente não descongelar - isso é crítico pois, dessa vez, as carnes eram nossas, e não do churrasqueiro)

Aleph 01h06min de 20 de maio de 2013 (BRT) Isto não é totalmente verdade, como quase todo o controle do checkin foi via o aplicativo sabíamos do noshow a todo momento. O que faltou foi reportar a questão do no-show, mas como a informação que estava chegando é que havia mega-filas e que o churrasco não estava dando conta e o último check-in foi às 16:30hs, o que pode ser conferido pelo Check-In Date Attendee Report, o que é bem interessante para se observar que o ritmo da recepção, não tomamos posição sobre o assunto. De qualquer forma, entendo que houve uma sucessão de falhas.

• • Mega FAIL na distribuição de camisetas. Não existiu controle. Por sorte, muita gente que comprou não veio, senão não teríamos camisetas para distribuir. Demoramos para começar vender as camisetas excedentes.

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Não é fato que não houve controle, houve uma falha no controle num momento de grande fluxo, o que foi corrigido posteriormente, o que nosso atraso e a pressa para dar vazão a grande fila de check-in foram motivadores, de qualquer não justifica! Um sério problema, mas que também não justifica, foi que no dia anterior havia internet no wi-fi da FATEC e no dia do evento foi cortado! Isto atrapalhou muito, alguns poucos cuidados teria atrapalhado menos. Mas poderia ter sido bem melhor se não fosse este fato o que gerou várias lentidões.

• Leilão no final: como sempre, pouca gente e vários ítens foram vendidos a preço de banana. Nunca mais fazer leilão no final. Nunca.
• Hacker Job Fair: Só a Vagas expôs (faltou explicar melhor p/ as empresas? ficar no pé das empresas?) e, mesmo assim, pouca gente os visitou. Não precisava ficar o dia inteiro - poderia ser só meio período)

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Acho que houve falha na compreensão do conceito e devemos avaliar se vale a pena esta atividade, pois preparar algo para funcionar de forma tão caótica é algo a quer avaliado com mais cuidado.

• Distribuição de tarefas entre nós: funcionou muito bem, e conseguimos interagir bem com o pessoal da fatec, churrasco, etc. Entretanto, senti que o Aleph e a Monica ficaram muito dedicados a recepção e quase não tiveram chance de fazer mais nada.

Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Muitos fatores convergiram para isto e várias lições ficaram desta experiência, que senti que foi "quase" traumática. Apesar de tantos terem elogiado que foi a melhor edição e de fato, acho que do ponto de vista de público a experiência foi melhor. Mas do ponto de vista de organização, foi terrível! Sugestão? Fazer um checklist mais abrangente de atividades.

Tamanho do Evento

Aleph 00h47min de 20 de maio de 2013 (BRT) Acredito que temos que diminuir o tamanho do evento, ele pode ter 2 tracks + oficinas, porém com um conteúdo menor. Não faz sentido a BSide ser tão maior que o evento principal.

Horário do Evento

Aleph 00h49min de 20 de maio de 2013 (BRT) Iniciar o evento num domingo às 10hs não faz sentido, recomendo não fazermos mais isto e voltarmos ao horário que fazíamos antes: 13hs. Isto inclusive vai ao encontro da questão do tamanho, acho que não podemos e não devemos sermos tão maiores que o evento principal.

Check List de Atividades

Aleph 01h13min de 20 de maio de 2013 (BRT) Vamos tentar realizar um checklist para o dia dos próximos eventos, que pode facilitar tanto na distribuição de tarefas entre voluntários como pode facilitar nossa própria organização, que desta vez foi muito "pró-ativa", intuitiva e no geral foi funcional, mas poderia ter sido muito melhor inclusive para envolver voluntários; se isto estiver melhor mapeado.