Discussão:Garoa Hacker Camp Zero

Planejamento

Responsaveis

• pitanga
• anchises
• ...

Cronograma

Deadlines a serem definidos:

• Fechar estimativa de custos
  • Fechar lista de infra
  • Fechar lista de compras
• Divulgar
  • data de anuncio oficial (sugestao: 01/10)
    • pre-requisito: definir custo, valor de inscricao e comecar a procurar patrocinadores
• data de inicio das inscricoes
  • Abertura das inscrições
  • Fechamento das inscrições
  • pre-req: vamos fazer pre-inscricao? Convidados?
• data do call for papers ( oficinas e palestras)
  • Deadline Call for Oficinas
• Fechar contratações (cozinheiro/a, limpeza) (sugestao: 01/11)
• E-mail para inscritos com informações do local (sugestao: 05/11)
• Visita de reconhecimento

Reconhecimento

Fazer uma viagem de reconhecimento ao local alguns dias antes (Pitanga)

Membros podem ir um dia antes para preparar o local?

Podemos reservar a "ponte" entre o feriado de 15/11 e 18/11 para fazermos as compras de comidas e bebidas e irmos p/ o sitio pelo menos um dia antes de todo mundo.

Divulgação

• Como o evento é de pequeno porte e preparatório para um evento maior, a divulgação ficará restrita ao garoa e iniciativas parceiras (demais hackerspaces brasileiros, transparência, ônibus hacker, CCD, etc)

Pagamento

• Via depósito bancário? Usar PagSeguro?

Inscrições

• Pagou tá inscrito.
• Desconto para membros do Garoa? Prioridade para membros do garoa e de outros hackerspaces convidados?
• Reservar alguns convite?. Ex: garantir um minimo para os outros hackerspaces convidados
• Que tal fazer um periodo de pre-inscricao, restrito a associados do garoa, e ate "n" pessoas de cada patrocinador e de cada hackerspace convidado?

Patrocínio

Objetivo: arrecadar dinheiro para garantir custos. Sugestão:

• Um patrocinador (maximo de 2 patrocinadores)
• Cota única de R$ 2,500
• Benefício p/ o patrocinador: 2 inscrições VIP ( incluindo para ele proprio), uma palestra, distribuir brindes com o logo

Tarefas

1. definir data
2. estimar capacidade maxima
3. pedir um logo para o Tony
4. estimar custos
5. pensar na arrecadação de dinheiro:
   1. ingresso
   2. venda de cerveja
   3. venda de brindes:
      1. camisetas como o evento é mais restrito, estudar colocar a camiseta no "kit" --Pitanga 15h26min de 3 de setembro de 2011 (PDT)
      2. camisetas ou canecas do Garoa (mandar fazer)
   4. patrocinadores
6. divulgação
   1. e-mail na lista do Garoa
   2. contatar ônibus hacker
   3. contatar Fundação HS
   4. contatar LHC
   5. contatar Rio
   6. contatar HSSJC
7. infra
   1. visitar local, fazer planta (provavelmente 1-2/10/11)
   2. pensar em iluminação para o camping: postinhos que carregam com a luz solar como tinha no CCCamp: ver preço. obs: recentemente foi instalado um poste de iluminação próximo ao local do camping. pensar em usar lampiões a gás - já tem um lá e meu pai disse que ia comprar outro.
   3. contratar cozinheiro(a)/limpeza
   4. lista de equipamentos que vamos levar: ver infra (abaixo)

Custos

Os custos giram praticamente em torno da alimentação, e mais alguma coisa para providenciar a limpeza do local após o camping. Também precisamos avaliar se vamos precisar comprar algum equipamento ou alguma necessidade especial de infra (por exemplo tenda).

Cerveja: vender no estilo "faça seu troco" (lucro irá para o Garoa)

Infra

• Réguas e extensões
• Projetores (pelo menos 2)
• Telão
• flipchart
• Iluminação para área do camping
• Tenda (pedir emprestado aqueles 3 gazebos que tem na CCD)
• Tenda maior para beira do rio?
• Equipamento de áudio/vídeo para gravação?
• Equipamentos
  • estações de solda
  • osciloscópio
  • equipamentos para oficinas específicas
• Alugar cadeiras e mesas
  • 30 cadeiras
  • 5 mesas

Lista de compras

• Comida/Bebida
  • Cerveja
  • Churrasqueáveis
  • Água/Refri
• Limpeza
  • Saco de Lixo
  • Sabonete, material de limpeza, papel higiênico
• Descartáveis
  • copos, pratos, talheres, guardanapos

Estimativa grosseira

• Refeições: R$20*refeição*pessoa = R$80/pessoa (inclui descartáveis, água, refri)
• Café da manhã: R$5/pessoa/dia = R$10/pessoa
• Crachás: R$5/pessoa
• Limpeza: R$300 (material + faxineira)
• Cozinheiro: R$100/dia (material de cozinha: pratos, guardanapos, etc)
• Aluguel de mesas e cadeiras: R$200 (chute)
• Limpeza prévia da área de camping: ver qto custa o dia do Carlinho.
• Camiseta (sugestão de adicionar no kit): R$25
• Combustível e pegágio para tarefas de organização (buscar pão de manhã, buscar e levar cozinheiro): ~R$100

Estimativa grosseira: R$140,00 R$133,70 (sócios e palestrantes) e R$150,00 (não sócios).

Refeições

• Café da manhã: café, nescau, leite, suco, frios, frutas, pães (tem padaria lá perto ou vamos ter que levar o pão de SP?) Tem padaria a 20 km.
• Sexta: macarronada (jantar) (2 opções: molho de tomate simples para os vegetarianos e com calabreza p/ os carnívoros)
• Sábado: galinhada (almoço, pensar em alternativa veg) e pizza (jantar)
• Domingo: churrasco (almoço) + churras veg?

Refrigerante e água inclusos.

Cerveja paga à parte, esquema faça seu troco.

• Repensar: comprar cerveja em garrafa sai bem mais barato, porém não é tão prático para fazer "faça seu troco" nem para transportar. E fica um clima mais informal.
• Latinha é mais prático

Estudar Contratar alguém para ficar responsável pela cozinha/churrasqueira. Dependendo do número de pessoas será necessário levar panelas grandes e pratos descartáveis. Vou ver se consigo as panelas grandes com a minha avó.

Brainstorming de atividades

• Workshop de horta e criação de galinhas (by pai do pitanga)

Toró de parpite

Algumas ideias que surgiram na Reunião de 19/04/2011

• levar jogos de tabuleiro
• oficina de espaçomodelismo
• construir uma potato gun

Preparando para o pior (lei de Murphy):

• Levar kit de 1os socorros: lá tem umas coisas, mas nunca é demais;
• Há hospitais por perto, em caso de emergência? SIM.
• Levar extintor de incêndio? Não acho necessário... alguém vai mexer com alguma coisa que poderia explodir? SIM.
• Há risco dos vizinhos reclamarem? De aparecer polícia? SIM. Mas é só não fazer muito barulho depois das 10. NÃO. Em uma situação extrema os vizinhos usariam outros recursos.
• Ficar de olho na previsão do tempo: Quando chove muito fode a estrada. Mas não há o que fazer. Cancelamos o camp por causa da chuva aí na outra semana chove de novo. Então o negócio é admitir esse risco e estar pronto para enfrentá-lo. Vou verificar se há risco de enchente esse ano. Em casos extremos ela pode cobrir uma parte da área de camping, mas a cheia costuma ser em janeiro/fevereiro. --Pitanga 10h12min de 31 de agosto de 2011 (PDT)
• Risco de guerra nuclear, apocalipse zumbi, ataque de bicho papão?