Planejamento

Datas importantes

Data final para submissão de sugestões de palestras e oficinas: 05 de Março de 2014
Notificação aos autores selecionados: 07 de Março de 2014
Divulgação da Agenda: 10 de Março de 2014
Início das inscrições: 12 de Março de 2014
Deadline para patrocinadores: 01/04 (ou 28/3?)
Ir na Galeria do rock para encomendar as camisetas: 05/04 (ou 29/3?)
Co0L BSidesSP YSTS Edition: 13 de Abril de 2014

- Fazer banner para as salas
- Fazer Banner BSidesSP ?
- Fazer bandeira BSidesSP ?
- Fazer crachá ou pulseira ?

equipe de recepção
- ~~acesso internet~~
- acesso ao eventbrite
- lista de quem vai receber camisetas
- crachás (crachás, cordões, etiquetas para escrever o nome)
- tickets de senha para sorteio - anchises
- separar as camisetas por tamanhos - ok
- separar troco para o dia do evento

equipe da lojinha
- arrumar loja e lista de preços
- conseguir dinheiro trocado
- fazer controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)

Chegar a partir das 9am
- O pessoal começa a entrar as 10am
- Palestras começam pontualmente as 11am
dividir tarefas entre voluntários
- 2 alunos do curso de secretariado da Fatec
Haverá um buffet contratado para o churrascker
- As bebidas serão fornecidas pelo pessoal do The Pirates Bar
- revezar as equipes para que todos possam comer ;)

Atividades críticas:

Preparar a recepção do pessoal das 9am as 10am
Recepção do pessoal no horário da manhã (pico entre 10am e 11am)
Manter todas as salas no horário correto. Para isso, teremos 1 pessoa em cada sala para avisar o palestrante quando faltar 5min (mostrar um "cartão amarelo") e quando o tempo esgotar ("cartão vermelho")
Lojinha: é bom sempre ter 2 pessoas. abriremos a lojinha no horário do almoço.
Almoço: organizar fila, evitar os folgados que furam fila, ficar no pé dos churrasqueiros
Pós-almoço: manter o ambiente limpo e organizado (avisar a faixineira em caso de sujeira), manter as palestras no horário, tirar dúvidas dos participantes
Final: arrumar todas as salas, retirar os avisos que colamos nas paredes. Devemos devolver o prédio limpinho e as salas prontas para receber os alunos na segunda-feira de manhã

equipe de recepção
quantidade de pessoas: 5 (2 para cada fila, 1 para entregar camiseta + passaporte hacker)
IMPORTANTE - organizar duas filas:
- uma para o pessoal que tem INGRESSO FREE: é só conferir o ingresso (p/ ver se é free mesmo), fazer o check-in, entregar a braçadeira + as fichinhas de comida e por para dentro
- uma para o pessoal que se inscreveu com pagamento
  - para quem JÁ PAGOU: é só conferir o ingresso (p/ ver se já pagou mesmo - camiseta ou doação), fazer o check-in e entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Conferir se pagou >= R$ 25 e, nesse caso, ganha a camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
  - Para quem DEVE PAGAR NA PORTA: Conferir o ingresso, receber o dinheiro, entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Se pagou >= R$ 25, ganha camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
- Uma pessoa fica atrás do credenciamento "gerenciando as camisetas e passaportes". O pessoal da fila de "já pagou" ou "a pagar" confere o tamanho e pede a camiseta p/ a pessoa que está atrás.
  - Palestrantes: ganham kit do palestrante (camiseta, crachá, caneta, passaporte hacker)
Acompanhar o ritmo de inscritos e no-show pelo Check-In Date Attendee Report e avisar a equipe de churrasco, lojinha e camisetas

equipe de sala
- um voluntario para controlar tempo (1 por sala)
- testar som e video nos intervalos
- aviso de tempo

pedir comprovante de inscrição
1. se tiver - escanear QR Code
2. se nao tiver - dar baixa no eventbrite online
3. se não se inscreveu - anotar nome, email
entregar ticket para sorteio de brinde
1. verificar se tem direito a camiseta ( pré venda ou doação >= r$ 25) e passaporte hacker (se doação >= 40)

Total de incritos previamente (Eventbrite)	nnn (inclui staff + speakers) (nnn inscritos, nn duplicadas)
Check-ins
No-show
Inscritos no balcão
Palestrantes (*)
Staff (*)
Total de presentes	(check-ins + porta)

Notas:

(*) Os palestrantes e staff foram inscritos previamente.