Discussão:O Outro Lado BSidesSP ed 5

Planejamento

Datas Importantes

• Data final para submissão de sugestões de palestras e oficinas: 23 de Maio de 2013
• Notificação aos autores selecionados: 01 de Abril de 2013 (sim, no Dia da Mentira!)
• Primeiro encontro do Mentorship program: 20/4 (A CONFIRMAR)
• Divulgação da Agenda: 01 de Abril de 2013
• Início das inscrições: 15 de Abril de 2013
• Segundo encontro do Mentorship program: 11/5 (A CONFIRMAR)
• Envio do material a ser apresentado: 12 de Maio de 2013
• Evento: 19 de Maio de 2013

To do

• Call For Volunteers - 19/abril
• Cotar churrasco - 19/abril (alberto)
• Cotar piscina de bolinha - 19/abril (anchises)
• Tapa na página do Hacker Job Fair
• Deadline para sponsors - 1/Maio
• Camisetas (fazer 100 a 120 max.) - 4/Maio
  • 50 da pré-venda (a confirmar)
  • palestrantes + voluntários + staff (+/- 40)
  • Fazer tbém botons (logo pirata, troll face?)

• Apoios
  • Streamming utah ok

• Garoa Village
  • Bandeira do Garoa? (Alberto)
  • Hacker job Fair + Sponsors
  • Lojinhas:
    • BSidesSP: adesivos (não precisa fazer), camisetas, canecas garoa, botons, bugigangas, bandeira pirata, máscara Anonymous (anchises)
    • Outros hackerspaces: LHC, SJC HC
    • Editoras - anchises
    • BeerHacking ?
    • Lab de Garagem ???

• Confirmar com Fatec:
  • qtdd de salas
    • auditório, 1 aula/palestra (tem som?), 2 oficina/village (tem projetor?), 1 Open Space + piscina de bolinha, 1 depósito
  • alguém de supporte no dia?
  • estacionamento externo (pedir p/ o Dimas ver isso p/ nós; será que estarão abertos no dia?)
  • vamos fazer arrumação das salas na véspera

Outros:

• Anchises: porta banner e canetas da VRSN
• Faixineira !!!
• Arrumação das salas: sábado (véspera)

Balanço

O evento foi um sucesso em vários aspectos. Cansamos de ouvir elogios.

• Aleph (discussão) 01h13min de 20 de maio de 2013 (BRT) Acredito que ele excedeu as expectativas mais do público do que nossa, o que o torna um sucesso, mas não total. Acho que cansamos foi de trabalhar, o que é bem menos agradável do que cansar de ouvir elogios, que com o desconforto dos ombros doloridos começa a não fazer mais diferença.
• Aleph (discussão) 14h13min de 21 de maio de 2013 (BRT) Hoje mais descansado, pós ter ouvido algumas coisas, confesso que estes comentários fazem muito mais sentido.

Estatísticas

Inscritos

Total de incritos previamente (Eventbrite)	354 (inclui staff + speakers) (365 inscritos, 11 duplicadas)
Check-ins	190
Inscritos no balcão	9
Palestrantes (*)	22
Staff (*)	16 (13 voluntários inscritos, mas nem todos ajudaram)
Total de presentes	199 (check-ins + porta)

(*) Nota: Os palestrantes e staff foram inscritos previamente.

Sobras

• Anchises: 21 caixas de espetinho (11 congeladas, 9 descongelada e lacradas, 1 aberta) mais alguns espetos avulso
  • Importante: os espetos descongelados não podem ser recongelados e devem ser comidos rapidamente, pois estão estragando na minha geladeira
• Anchises: 10 caixas de cerveja
• Anchises: 6 refrigerantes (guaraná 3L)

Pontos fortes

• Espaço: tivemos muito espaço para usar e dividir as atividades, que ficaram confortáveis e permitiu termos diversos ambientes
• Apoio da FATEC: Foi muito além da expectativa. Estavam sempre prontos a ajudar, em todo o momento
  • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Porém a falta da Internet foi algo impactante.
  • Devíamos ter explorado melhor: a questão da Internet ter sido desligada e deles terem mencionado a possibilidade de ajuda do pessoal de secretariado mas não terem efetivado isso foram 2 coisas críticas
  • Aleph (discussão) 00h02min de 21 de maio de 2013 (BRT)A questão das meninas do secretariado foi uma falha nossa, foi oferecido mas foi falado que teríamos que solicitar com uns 15 dias de antecedência porém não o fizemos. A Internet é algo que também nos foi solicitado negociar, porém só fui lembrar no dia quando o Dimas comentou. Portanto, é algo que é possível melhorar numa próxima edição na FATEC, onde de fato a culpa foi nossa e não deles.

• Camisetas: o pessoal adorou
  • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Sim, e a experiência de cobrar R$ 40,00 não foi negativo e poucos reclamaram.
• Leilão no intervalo: teve muita participação - faltou ter distribuído as senhas, o que atrapalhou e tumultuou o sorteio
  • Aleph (discussão) 00h02min de 21 de maio de 2013 (BRT) No princípio me foi dito que haviam esquecido as senhas, por isto começamos o checkin sem elas, depois descobri que havia sido um mal entendido e que sim, elas estavam lá. Então foi + uma pequena confusão que ocorreu.

• Bebidas: Conseguimos mantê-las geladas, repondo gelo, etc
• Debate: segurou a sala cheia
• Arrumação das salas na véspera: foi cansativo, mas foi FUNDAMENTAL para começarmos na hora.
• SJCHC: O pessoal foi ponta firma, fez uma lojinha legal, oficina sensacional, e, principalmente, sempre se oferecia para nos ajudar. No final, eles arrumaram, por iniciativa própria, 2 salas.
  • Anchises: temos que aproveitar para explorar melhor o apoio dos outros Hackerspaces
  • Aleph (discussão) 00h02min de 21 de maio de 2013 (BRT) Verdade, confesso que um dos motivos de minha alegria nesta edição foi ver a participação do SJC, foi algo lindo de se ver.
  • Aleph (discussão) 00h02min de 21 de maio de 2013 (BRT) E na sala com a piscina de bolinhas? Quer algo mais Co0L do que isto?
  • Anchises: O pessoal entrou na brincadeira: encontraram as bolinhas premiadas e, mais legal ainda, quem levou filho pequeno também usou a piscina para se divertir.
• Custos: conseguimos manter os custos abaixo da arrecadação e tivemos lucro - o Garoa agradece ;)
  • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) A propósito, o que balanço preliminar indica, que foi o evento mais lucrativo, apesar de ter sido o mais cansativo, trabalhoso e complexo de todos; dentro do modelo simplista que temos trabalhado.
• E-mail sobre Caronas: ajudou algumas pessoas a se organizarem
• Camisa diferenciada para nós: ajuda o pessoal a nos procurar em caso de dúvidas ou problemas (melhor do que um "staff" bordado num canto)
  • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Exato! Considero que esta é uma prática que devemos seguir daqui para frente, sempre!

Pontos Fracos

• No-show. Foi record; Como consequência, sobrou muita coisa e muitas atividades ficaram vazias
  • Ação: Fazer uma pesquisa entre os que não foram para descobrir aonde erramos (dificuldade de acesso ao local? final do paulista? Virada cultural? Problemas pessoais? - isso não explicaria tantas faltas)
  • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Concordo plenamente! E se considerarmos que pessoas que pagaram ou fizeram doações dentro da faixa para receber uma camiseta também não compareceram, entendo que temos que fazer esta pesquisa ainda esta semana.

• Compras: extremamente trabalhoso. Perdemos várias horas carregando as compras para lá e para cá.
  • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Sem contar que houve muitos agravante devido ao choque que dificultou nosso planejamento na sexta-feira onde fizemos tudo no susto. Este trabalho de compras poderia ter sido bem menos traumático e melhor distribuído se tivéssemos conseguido mapear melhor. Acho que faltou domínio de nossa parte para envolver colaboradres, foi uma loucura.
  • Anchises: a compra da carne é algo crítico: não adianta comprar muito nem com antecedência se nao tivermos aonde guardar!

• Churrasco: O serviço foi bom, exceto que demorou muito - churrasqueira pequena e começou tarde. Super crítico, pior caso em todas as edições que já tivemos.
  • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Tivemos sorte que não foi a quantidade de pessoas que se inscreveu, que não foi um no-show de 20%, senão teria sido caótico. Da próximo vez, churrasqueira é algo a não se deixar por responsabilidade do churrasqueiro, visto até que não é obrigação do mesmo trazer. Porém as carnes tem que iniciar ser descongelada 12hs antes.
  • Anchises: Combinamos que o churrasqueiro traria a churrasqueira, mas convenhamos, a churrasqueira que ele trouxe não atende nem um churrasco para 10 pessoas, quanto mais um para 250. Isso foi uma falha dele.
  • Anchises: O descongelamento das carnes também foi impactante, mas não adianta descongelar muita carne se não for usada. Ficamos com 20 caixas de sobra, das quais 9 não podem ser recongeladas - se não comermos nos próximos dias, vão estragar !!! (minha geladeira já está fedendo!)

14h17min de 21 de maio de 2013 (BRT) Churrasco já!

• Chegamos tarde para abrir o evento (+ de 9 da manhã). Demoramos muito para pegar as carnes dos refrigeradores :(
  • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) A logística e primeira experiência de se fazer algo um pouco mais complicado, somado a questão da virada hacker foi algo impactante.

• Poucos dos voluntários ajudaram
  • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Temos que rever esta política, pois ter voluntários que só ganham camisetas e não fazem quase nada não rola mais. Porém nos faltou fôlego para coordenar melhor as atividades. Ter mais colaboradores pró-ativos seria mais importante.
  • --DQ (discussão) 10h58min de 20 de maio de 2013 (BRT) Como voluntário, senti esta falta de fôlego na coordenação. Chegou um ponto em que achei que estava atrapalhando ao ficar perguntando "Posso ajudar em algo?". Seria mais fácil ser pró-ativo se tivesse uma ideia melhor da organização, mas eu acabei não indo na reunião de 6a. Acho que seria legal ter uma reuniãozinha curta antes do início do evento. Isto pressupõe que os voluntários cheguem cedo (não foi o meu caso, pois fiquei muito tempo esperando no Garoa e depois me perdi no caminho). Aliás, um roteirinho de como chegar teria sido legal.
  • Anchises: devemos ter uma pessoa dedicada p/ coordenar os voluntários. Eu tbém cansei de ouvir "aonde posso ajudar" e não sabia aonde redirecionar o pessoal, principalmente no começo. E devemos ter voluntários de confiança (ex: Monica, DQ, Victor, Ceci, Fernando - pois são do Garoa e já ajudaram antes), além dos novos (alguns ajudam e outros somem - isso sempre será um risco)
  • Aleph (discussão) 00h17min de 21 de maio de 2013 (BRT) Conversando com pessoas de outros eventos, descobri que esta questão dos voluntários é recorrente, onde após algumas edições eles acabam filtrando quem são os colaboradores confiáveis e passam a dar mais liberdade para eles.

• Falta de controle do tempo das palestras. No meio do dia estávamos com 20min de atraso. No final, com 50 minutos (leilão no intervalo aumentou o atraso das atividades)
  • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Novamente, faltou colaboração, tempo e fôlego!
  • Anchises: Isso foi algo que o ano passado deixamos com os voluntários, com escala e tudo. Tinha sala com 2 voluntários tomando conta no ano passado. Nesse ano, ficou largado (mea culpa).
  • Aleph (discussão) 00h17min de 21 de maio de 2013 (BRT) Acredito que o problema foi outro, o número de assuntos para nos preocuparem foram bem maiores desta vez, a pressão pela questão dos patrocinadores mais uma série de aspectos contribuíram. Da próxima vez, na FATEC, vamos explorar mais as possibilidades que nos foram oferecidas e nos planejar para utilizá-las, algo que pode melhorar muito nossa vida e tornar o evento melhor.

• Controle da porta: houve alguns problemas:
  • Falta de acompanhamento do número de presentes (se, por exemplo, soubéssemos que o "no show" foi grande, manteríamos as carnes no refrigerador, para o excedente não descongelar - isso é crítico pois, dessa vez, as carnes eram nossas, e não do churrasqueiro)
  • Aleph (discussão) 01h06min de 20 de maio de 2013 (BRT) Isto não é totalmente verdade, como quase todo o controle do checkin foi via o Apps Android sabíamos do noshow a todo momento. O que faltou foi reportar a questão do no-show, mas como a informação que estava chegando é que havia mega-filas e que o churrasco não estava dando conta e o último check-in foi às 16:30hs, o que pode ser conferido pelo Check-In Date Attendee Report, o que é bem interessante para se observar que o ritmo da recepção, não tomamos posição sobre o assunto. De qualquer forma, entendo que houve uma sucessão de falhas.
    • Anchises: Faltou experiência nossa sendo responsáveis por gerenciar a demanda e estoque de carnes e bebidas ;) Idealmente a recepção deveria avisar que o no-show tava alto, para o pessoal da churrasqueira gerenciar o que descongela e o que não descongela (lembrando: corremos o risco de + de 9 caixas apodrecerem na minha geladeira). Mas nenhum de nós tinha experiência com isso e, agora, é fácil visualizar essa falha - mas antes sequer imaginávamos que isto poderia acontecer. Este meu comentário é mais como sugestão p/ próximas vezes do que crítica s/ o ocorrido - afinal, não é justo nos sentirmos "culpados" por um problema que não sabíamos que existiria.
  • Aleph (discussão) 00h17min de 21 de maio de 2013 (BRT) Precisamos melhorar a comunicação, acho que o investimento de um rádio legal para usarmos não seria desperdício de dinheiro, pode parecer uma bobagem mas é algo que ajuda bastante, mas estabelecer threshold e deadlines para comunicação, ajudaria bastante. (Anchises: vou conversar com o pessoal do YSTS s/ isso: eles sempre usam e dá p/ ver que eles se comunicam o tempo todo. Acho que eles alugam)
  • Anchises: não foi feito o check-in de alguns voluntários e palestrantes (causa inconsistência nas estatísticas)

• • Mega FAIL na distribuição de camisetas. Não existiu controle. Por sorte, muita gente que comprou não veio, senão não teríamos camisetas para distribuir. Demoramos para começar vender as camisetas excedentes.
    • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Não é fato que não houve controle, houve uma falha no controle num momento de grande fluxo o que foi corrigido posteriormente, mais especificamente por volta das 10:15hs, mas foi o suficiente para atrapalhar bastante! E nosso atraso e a pressa para dar vazão a grande fila de check-in foram motivadores, de qualquer não justifica! Um sério problema, mas que também não justifica, foi que no dia anterior havia internet no wi-fi da FATEC e no dia do evento foi cortado! Isto atrapalhou muito, alguns poucos cuidados teria atrapalhado menos. Mas poderia ter sido bem melhor se não fosse este fato o que gerou várias lentidões.

• Leilão no final: como sempre, pouca gente e vários ítens foram vendidos a preço de banana. Nunca mais fazer leilão no final. Nunca.
• Hacker Job Fair: Só a Vagas expôs (faltou explicar melhor p/ as empresas? ficar no pé das empresas?) e, mesmo assim, pouca gente os visitou. Não precisava ficar o dia inteiro - poderia ser só meio período)
  • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Acho que houve falha na compreensão do conceito e devemos avaliar se vale a pena esta atividade, pois preparar algo para funcionar de forma tão caótica é algo a quer avaliado com mais cuidado.
  • Anchises: conceitualmente, eu acho a atividade válida (sou suspeito p/ falar, pois dei a idéia). Mas temos que pegar o feedback dos participantes (empresas e público) p/ validar isso.

• Distribuição de tarefas entre nós: funcionou muito bem, e conseguimos interagir bem com o pessoal da fatec, churrasco, etc. Entretanto, senti que o Aleph e a Monica ficaram muito dedicados a recepção e quase não tiveram chance de fazer mais nada. Ídem para a Cecília, que ficou "acorrentada" na lojinha.
  • Aleph (discussão) 00h39min de 20 de maio de 2013 (BRT) Muitos fatores convergiram para isto e várias lições ficaram desta experiência, que senti que foi "quase" traumática. Apesar de tantos terem elogiado que foi a melhor edição e de fato, acho que do ponto de vista de público a experiência foi melhor. Mas do ponto de vista de organização, foi terrível! Sugestão? Fazer um checklist mais abrangente de atividades.
  • Anchises: Sinceramente, o Ranieri fez falta. Talvez devêssemos ter colocado alguém de confiança (DQ, Monica ou Victor - em ordem alfabética) p/ cobrir a falta dele. Assim daria p/ revezarmos entre nós.

• Tamanho do Evento
  • Aleph (discussão) 00h47min de 20 de maio de 2013 (BRT) Acredito que temos que diminuir o tamanho do evento, ele pode ter 2 tracks + oficinas, porém com um conteúdo menor. Não faz sentido a BSide ser tão maior que o evento principal.
  • Anchises: Concordo. Vide observação abaixo

• Horário do Evento
  • Aleph (discussão) 00h49min de 20 de maio de 2013 (BRT) Iniciar o evento num domingo às 10hs não faz sentido, recomendo não fazermos mais isto e voltarmos ao horário que fazíamos antes: 13hs. Isto inclusive vai ao encontro da questão do tamanho, acho que não podemos e não devemos sermos tão maiores que o evento principal.
  • Anchises: Concordo. A agenda foi reflexo da edição passada (que começou mais cedo pq era junto com a H2HC) e nos esquecemos de reajustar o horário. Eu estou pensando em até mesmo mudarmos o formato da grade, para termos mais intervalos p/ o pessoal conversar, comer, visitar os patrocinadores, Hacker Job Fair, descompressão, etc.
  • Aleph (discussão) 00h17min de 21 de maio de 2013 (BRT) Concordo plenamente! Acho que temos que ter mais intervalos, pois as pessoas querem conversar mesmo! E depois deste evento, acha que temos que ser mais BSides e temos literalmente que tentar realizar atividades mais porra-louca, como o bingo de buzzwords, que nunca fizemos!

• Check List de Atividades
  • Aleph (discussão) 01h13min de 20 de maio de 2013 (BRT) Vamos tentar realizar um checklist para o dia dos próximos eventos, que pode facilitar tanto na distribuição de tarefas entre voluntários como pode facilitar nossa própria organização, que desta vez foi muito "pró-ativa", intuitiva e no geral foi funcional, mas poderia ter sido muito melhor inclusive para envolver voluntários; se isto estiver melhor mapeado.
  • Anchises: montar o checklist no wiki; 15 min antes de abrir o evento nós revisamos o checklist (igual piloto de avião)

Novas Idéias

• Colocar uma Van, mesmo que cobrando um valor por isso (dica do Assolini)