Discussão:O Outro Lado BSidesSP ed 3

Descrição

O Co0L BSidesSP segue o estilo das conferências chamadas de "Security BSides", que são geralmente mini-conferências que acontecem em paralelo a algum grande evento, mas normalmente são menos formais, mais descontraídas, gratuitas e também normalmente ocorrem em algum lugar mais descontraído (por exemplo, uma casa grande com piscina e churrasqueira).

A Co0L terá as seguintes atividades acontecendo em paralelo:

• Palestras e mini-palestras na área de vivência da CCD (térreo) e a sala de reunião no 3o andar da casa 1 (chamada de área VIP)
• Mini-oficinas no porão do Garoa
• "Churrascker" no quintal da vila
  • Cervejas e refrigerantes a vontade
• Possíveis atividades de diversão (extra): PPT Karaokê, competição de Atari e podemos passar algum filme de temática hacker no final do dia, de saideira

O site da BSides oferece várias dicas, mas a grosso modo, tudo gira em cima de um site central com a agenda, to-do list e espaço p/ os interessados se cadastrarem (o que é importante para dimensionarmos as atividades).

Informações Gerais

Data: 06/05/2012 (Domingo)

Nome do evento:

• Nome completo: Conferência O Outro Lado - Security BSides São Paulo
• Nome curto: Co0L BSidesSP

Horário:

• B-Sides: 13h as 20h
• Talks e oficinas: 13h10 as 19h30
• Local: CCD e Cecilia
  • Oficinas: Garoa (eventualmente, fazer também na área externa)
  • Palestras: Cecilia, Térreo e sala do 3o andar (casa 1)
  • Churrascker: quintal da vila

Observações:

• Entrada Franca
• Comida e bebida grátis (pago pelos patrocinadores)

Referências e Links

• Página da BSidesSãoPaulo no portal Security BSides
• Quick start guide

Agenda

A grade do evento será dividida em quatro períodos:

• das 13:10 as 17h: palestras no térreo e sala VIP
• das 18h as 19:30: Debates e Lighting Talks
• das 19h30 as 20h: Leilão, sorteio de brindes

As palestras terão 40 minutos com intervalo de 10 minutos entre cada uma. As Lightining Talks terão 15 minutos.

Iremos fazer um CFP para as palestras e as Lightning Talks seguirão um estilo "desconferência", onde as pessoas propoem as palestras e votamos durante o intervalo.

Em paralelo, podemos deixar o Atari ligado em algum lugar da casa.

Benefícios para o Garoa

1. Divulgação do Garoa Hacker Clube
2. Divulgação internacional, através do calendário de BSides
3. Lucro do evento
4. Receita do Leilão

Patrocínio

• 4 níveis distintos de cotas de patrocínio
• Oferecer p/ empresas brasileiras, pequenas, p/ ter uma resposta mais rápida e menos burocrática
• Benefícios
  • Mesa na área externa (do Churrasquer) para expor (Banner, folders)
  • Palestras dos patrocinadores na sala VIP (3o andar da casa 1)
  • Exposição do logo

Cotas

1. Cota Star Destroyer: Bancar custos de palestrantes internacionais
2. Cota X-Wing: 3 cotas R$ 2.500,00 (c/ palestra)
3. Cota Tie Fighter: 3 cotas R$ 1.800,00 (s/ palestra)
4. Cota [1]: 6 cotas R$ 1.000,00

É interessante minimizar a quantidade de patrocínios para dar maior destaque aos patrocinadores.

Benefício	X-Wing	Tie-Fighter	Snowspeeder
Valor da Cota	R$ 2.500	R$ 1.800	R$ 1.000
Máximo	3	3	6
Direito a Palestra	Sim	Não	Não
Table Top	Sim	Sim	Não
Distribuição de Folders	Sim	Sim	Sim
Banner do patrocinador	Sim (máximo 2)	Sim (máximo 2)	Não
Logo no site do evento	Sim	Sim	Sim
Logo no crachá	Sim	Sim	Não
Logo na Camiseta do evento	Sim	Não	Não
Brindes (bloco de notas, caneta, etc)	Sim	Sim	Sim

Observações:

• Logo monocromático, branco
• Total máximo de 4 patrocinadores nas cotas X-Wing e Tie Fighter

Lista de Atividades

 Deadline crítico:
 16/04: Fechar os patrocínios

1. Preparativos
   1. Estimativa de público
      1. 150 pessoas
   2. Definir agenda
      1. Oficinas (Porão)
         1. 1. Lockpicking
         2. 2. Owasp ou OctaneLabs?
         3. Outras idéias?
      2. Palestras (Salão do Térreo, área VIP, 3o andar)
         1. Duração: 40min
         2. Light Talks: 15min
         3. CFP
         4. Debate (3 pessoas)
         5. PPT Karaoke
         6. Leilão
         7. Idéia extra: Fazer uma sessão de vídeos?
2. Aprovações
   1. Aprovação da CCD (Alberto)
      1. Aprovado?
3. Compras
   1. Churrasco (Alberto)
      1. Contratação do churrasqueiro
      2. Comida: Carnes, linguiça, frango, pão, farofa simples
   2. Bebida: Água, cerveja e refrigerante
   3. Camisas (200) (Alberto, Anchises, Gustavo Corujito)
      1. Obj: Vender, leiloar, brinde p/ palestrantes
   4. Outros
      1. Crachá (Anchises, Gustavo Corujito)
      2. Adesivos do Garoa para vender
      3. 4 projetores
      4. Cabo Y (vídeo) (Alberto)
      5. Limpeza
         1. 1 faixineira, a partir das 15h (Ponai)
         2. Sacos de Lixo
      6. Cooletes
         1. Duas
         2. Ajudar na recepção, credenciamento, atividades em geral
4. Contactar possíveis patrocinadores (Todos)
5. Divulgar
   1. Onde:
      1. Site do Garoa, Twitter
      2. Email nas listas CISSP-BR, Exploit-BR, Pericia Forense, COMSIC, OWASP e GTS
      3. Amigos
   2. Banner (2) (?) (Alberto, Anchises, Corujito)
6. Inscrições
   1. Formulário (Alberto) ou usar o site EventBrite ????????
7. CFP
   1. Comissão: Alberto, Anchises, Ponai, Ranieri
   2. Fazer chamada de palestras (Alberto)
   3. Receber propostas: email genérico
   4. Escolher: Comissão
8. Avaliação do Eventos
   1. Survey Monkey (Ponai)
9. Outros
   1. Quem tiver, trazer ventiladores
   2. Gravação, fotos?

Deadlines

• Semana de 01/03
  • 01/03: Reunião de briefing e kick-off do Co0L
  • 01/03: Draft da carta dos patrocinadores
  • 02/03: Revisar Site do evento (revisar)

• Semana de 05/03
  • 05/03: Primeiro anúncio na lista hackerspaces
  • 05/03: Lançar o CFP
  • 06/03: Fechar revisão carta patrocinador
  • 07/03: Envio das cartas aos patrocinadores
  • 07/03: Avisar CCD (Alberto)

• Semana de 12/03

• Semana de 19/03
  • Abrir as inscrições (formulário ou EventBrite)

• Semana de 26/03
  • 31/10: revisão das respostas do CFP e patrocínio
  • 31/03: Deadline CFP
  • 31/03: Contactar empresa de churrasco (pré-agendar e tomada de preços)

• Semana de 02/04
  • 02/04: Tabular as propostas de palestra e votar
  • 03 e 04/04: Decisão do CFP e Definir Oficinas
  • 05/04: Anúncio da Agenda
  • 05/04: E-mail para listas lembrando do evento, anunciando agenda e lembrando do Formulário de inscrição

• Semana de 09/04

• Semana de 16/04
  • 16/04: Fechar patrocinadores
  • 18/04: Enviar pedido de crachás
  • 18/04: Enviar pedido de camisetas

• Semana de 23/04
  • Contratar faixineira(s)
  • 25/04: Agendar Churrasco

• Semana de 30/04
  • 02/05: Email de lembrete para os participantes e para os patrocinadores
  • 04 e 05/05 (noite): visita ao Garoa para pequena organização das coisas
  • Importante: lembrar que o garoa vai realizar o Virada Hacker no dia 05/05

• "Dia-C" (dia do Co0L): 06/05
  • Chegar cedo

Pendências

• Banner
• Crachá
• Filmagem: tripé, notebook, infra, QUEM?
• Projetores: 4 (2 térreo, 1 sala VIP, 1 oficina)
• Controle dos lightning talks
• Recepção durante todo o evento

BCP

Verificar no Climatempo se há chance de chuva no domingo.

Cenário: Chuva

Impactos:

• uso muito limitado da área externa
• acúmulo de pessoas na área interna, muito acima da capacidade
• menos pessoas comparecerão (difícil estimar qtos desistirão)

Paliativos:

• colocar a churrasqueira na área próxima ao portão da vila, que é coberta
• colocar tendas na área externa, conectando a saída da cozinha com a área aonde ficará a churrasqueira
• divulgar que a conferência terá streaming ao vivo para incentivar as pessoas a ficarem em casa

Ações

• levar guarda-chuva, just in case....
• levar lanternas, caso haja falta de luz (Anchises tem 1 recarregável)
• levar ventilador, para aumentar a circulação de ar na área interna (Anchises tem 1)
• levar um lençol ou pano grande, para cobrir o portão e não chamar a atenção de transeuntes
• Toldos
• Arranjar coisas legais para o leilão

Lições aprendidas

• Aproveitar melhor os espaços dos ambientes de palestras
  • As pessoas não se distribuíam no ambiente de forma otimizada. devíamos nós ter arrumado previamente para otimizar o espaço
  • Espaço da oficina muito lotado
• Arrumação final da casa muito demorada
• Incentivar participantes a trazer a família
• Oficinas atraem pouco público
• Muitas pessoas vão embora no decorrer do dia

Idéias

• Cada um dos organizadores poderia ficar com um número pequeno (ex: 3 ou 5) de convites na manga, para usar emergencialmente após estourarem as inscrições
• Antes do início da conferência, distribuir as cadeiras e puffs para maximizar a ocupação do espaço. Não adianta esperar que o pessoal vai se distribuir corretamente e otimizado por si só.
• Anunciar a capacidade estimada de participantes. No caso das oficinas, fazer inscrição prévia.
• Discutir a distribuição das palestras na grade, de forma que o pessoal fique cada um na sua, evitando (diminuindo) assim o transito durante as apresentações, que pode atrapalhar a apresentação (por exemplo: passar na frente do projetor).
• Montar uma track om assuntos mais básicos e outra com assuntos mais avançados
• Para edição 4: colocar no CFP que o palestrante deve indicar o nível de sua apresentação: básico, intermediário ou avançado (isso vai ajudar na hora de distribuir o conteúdo na grade e também deixa explícito que aceitamos conteúdo de nível básico ou intermediário)

Balanço Final

Números

Inscritos

Incritos previamente	156
Não Compareceram	65
Inscritos no balcão	23 (2 duplicados)
Total de Inscritos	177
Palestrantes (*)	19
Staff (*)	8
Total de presentes	145

(*) Nota: A maioria dos palestrantes e staff não se inscreveram previamente.

Resultados

Resultado financeiro:

• Saldo do evento (patrocínios e leião - despesas): R$ -173,00
• Arrecadação com venda de camisetas e canecas do Garoa: R$ 420,00
• Resultado final: R$ 247,00 (Saldo p/ Garoa)

Pontos fortes

• Descontração
• Ambiente da casa
• Qualidade dos Comes e bebes
• Arrecadamos um dinheirinho com o leilão
• Uso do espaço no Cineclube Cecília - deu mais espaço para a palestra principal e facilitou a mobilidade

Pontos fracos

• Atraso na liberação do espaço no Cecília atrasou todo o cronograma do evento em mais de 1h
• Espaços continuaram lotados
• Faltou melhor controle da comida e bebida fornecidas pela ServeFesta