Discussão:O Outro Lado BSidesSP ed 7
Planejamento
Datas importantes
- Notificação aos autores selecionados - Black Hat Edition: 15 de Outubro de 2013
- Divulgação da Agenda - Black Hat Edition: 20 de Outubro de 2013
- Início das inscrições - Black Hat Edition: 28 de Outubro de 2013
- Primeiro encontro do Mentorship program: 02 de Novembro de 2013
- Deadline para Sponsors: 08 de Novembro de 2013
- Contratar churrasqueiro ou buffet: 08 de Novembro de 2013
- Encomendar camisetas: 09 de Novembro de 2013
- Segundo encontro do Mentorship program: 16 de Novembro de 2013
- Co0L BSidesSP Black Hat Edition: 24 de Novembro de 2013
To do
- Preparar checklist de atividades e materiais para o dia do evento
- BH Edition
- Call for Volunteers - Anchises
- Verificar FATEC s/ WiFi + ajuda de estudantes do Secretariado - Anchises
- Lockpicking + Lightning Talks
- To do
- Fazer Banner BSidesSP - OK
- Fazer bandeira BSidesSP - OK
- Fazer crachá ou pulseira - crachá
Checklist
pré- evento
- pegar banners - ok
- levar camisetas - ok
- equipamento (notebook, scanner, impressora, etc) no credenciamento ?
- imprimir agenda do evento (várias cópias) - Anchises
- imprimir controle de tempo para as salas - Anchises
- imprimir lista de inscritos (???) - Anchises
- imprimir tabela de preços para a lojinha - Anchises
- imprimir nome das salas - Anchises
dia do evento
- equipe de recepção
acesso internet- acesso ao eventbrite
- lista de quem vai receber camisetas
- crachás (crachás, cordões, etiquetas para escrever o nome)
- tickets de senha para sorteio - anchises
- separar as camisetas por tamanhos - ok
- separar troco para o dia do evento
- equipe da lojinha
- arrumar loja e lista de preços
- conseguir dinheiro trocado
- fazer controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)
- equipe de sala
- arrumar salas
- pregar cartazes / decoração
- testar som e video
- aviso de tempo
- colar cronograma de atividades na porta da sala
Planejamento do evento
- Chegar a partir das 9am
- O pessoal começa a entrar as 10am
- Palestras começam pontualmente as 11am
- dividir tarefas entre voluntários
- 2 alunos do curso de secretariado da Fatec
- Haverá um buffet contratado para o churrascker
- As bebidas serão fornecidas pelo pessoal do The Pirates Bar
- revezar as equipes para que todos possam comer ;)
Atividades críticas:
- Preparar a recepção do pessoal das 9am as 10am
- Recepção do pessoal no horário da manhã (pico entre 10am e 11am)
- Manter todas as salas no horário correto. Para isso, teremos 1 pessoa em cada sala para avisar o palestrante quando faltar 5min (mostrar um "cartão amarelo") e quando o tempo esgotar ("cartão vermelho")
- Lojinha: é bom sempre ter 2 pessoas. abriremos a lojinha no horário do almoço.
- Almoço: organizar fila, evitar os folgados que furam fila, ficar no pé dos churrasqueiros
- Pós-almoço: manter o ambiente limpo e organizado (avisar a faixineira em caso de sujeira), manter as palestras no horário, tirar dúvidas dos participantes
- Final: arrumar todas as salas, retirar os avisos que colamos nas paredes. Devemos devolver o prédio limpinho e as salas prontas para receber os alunos na segunda-feira de manhã
- equipe de recepção
- quantidade de pessoas: 5 (2 para cada fila, 1 para entregar camiseta + passaporte hacker)
- IMPORTANTE - organizar duas filas:
- uma para o pessoal que tem INGRESSO FREE: é só conferir o ingresso (p/ ver se é free mesmo), fazer o check-in, entregar a braçadeira + as fichinhas de comida e por para dentro
- uma para o pessoal que se inscreveu com pagamento
- para quem JÁ PAGOU: é só conferir o ingresso (p/ ver se já pagou mesmo - camiseta ou doação), fazer o check-in e entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Conferir se pagou >= R$ 25 e, nesse caso, ganha a camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
- Para quem DEVE PAGAR NA PORTA: Conferir o ingresso, receber o dinheiro, entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Se pagou >= R$ 25, ganha camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
- Uma pessoa fica atrás do credenciamento "gerenciando as camisetas e passaportes". O pessoal da fila de "já pagou" ou "a pagar" confere o tamanho e pede a camiseta p/ a pessoa que está atrás.
- Palestrantes: ganham kit do palestrante (camiseta, crachá, caneta, passaporte hacker)
- Acompanhar o ritmo de inscritos e no-show pelo Check-In Date Attendee Report e avisar a equipe de churrasco, lojinha e camisetas
- equipe Lojinha
- quantidade de pessoas: 2 pessoas
- manter controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)
- A lojinha irá funcionar a partir do almoço
- Coisas para vender:
- botons diversos
- adesivos
- sobra de camisetas (mais algumas camisetas do evento passado)
- passaporte hacker
- canecas (5)
- equipe de sala
- um voluntario para controlar tempo (1 por sala)
- testar som e video nos intervalos
- aviso de tempo
procedimento de recepção
- pedir comprovante de inscrição
- se tiver - escanear QR Code
- se nao tiver - dar baixa no eventbrite online
- se não se inscreveu - anotar nome, email
- entregar ticket para sorteio de brinde
- verificar se tem direito a camiseta ( pré venda ou doação >= r$ 25) e passaporte hacker (se doação >= 40)
Estatísticas
- Os 100 primeiros ingressos foram vendidos em aproximadamente 17h
- As 200 inscrições gratuitas se esgotaram em aproximadamente 8 dias
- 28 palestrantes
- 395 inscritos
Inscritos
| Total de incritos previamente (Eventbrite) | 383
(inclui staff + speakers) (395 inscritos, 12 duplicadas) |
| Check-ins | 190 |
| No-show | 195 (51%) |
| Inscritos no balcão | 20 |
| Palestrantes (*) | 28 |
| Staff (*)(**) | 9 |
| Total de presentes | 210
(check-ins + porta) |
Notas:
(*) Os palestrantes e staff foram inscritos previamente. (**) Incluídos, nesta contagem, staff que também deu palestra
Riscos
- Teremos corrida de F1 aqui em SP nesse final de semana
- 80% de chance de chuva amanhã: http://www.climatempo.com.br/previsao-do-tempo/cidade/558/saopaulo-sp/
Nós estamos com o evento dimensionado para receber entre 250 pessoas (quantidade contratada no churrasco) até 300 (quantidade de crachás + dimensionamento do Pirates Bar + quantidade "extra" contratada no churrasco).
Se vier mais do que 300 pessoas ainda assim conseguimos receber sem stress
- usar as pulseirinhas para esse pessoal extra
- temos bastante comida e bebida (incluindo 4 tortas e as saladas)