Mudanças entre as edições de "Discussão:Garoa Hacker Camp Zero"

De Garoa Hacker Clube
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*Crachás: R$5/pessoa
 
*Crachás: R$5/pessoa
 
*Limpeza: R$300 (material + faxineira)
 
*Limpeza: R$300 (material + faxineira)
*Cozinheiro: R$100/dia
+
*Cozinheiro: R$100/dia (material de cozinha: pratos, guardanapos, etc)
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*Aluguel de mesas e cadeiras: R$200 (chute)
 
*Limpeza prévia da área de camping: ver qto custa o dia do Carlinho.
 
*Limpeza prévia da área de camping: ver qto custa o dia do Carlinho.
 
*Camiseta (sugestão de adicionar no kit): R$25
 
*Camiseta (sugestão de adicionar no kit): R$25

Edição das 20h39min de 10 de outubro de 2011

Planejamento

Responsaveis

  • pitanga
  • anchises
  • ...

Cronograma

Deadlines a serem definidos:

  • Fechar estimativa de custos
    • Fechar lista de infra
    • Fechar lista de compras
  • Divulgar
    • data de anuncio oficial (sugestao: 01/10)
      • pre-requisito: definir custo, valor de inscricao e comecar a procurar patrocinadores
  • data de inicio das inscricoes
    • Abertura das inscrições
    • Fechamento das inscrições
    • pre-req: vamos fazer pre-inscricao? Convidados?
  • data do call for papers ( oficinas e palestras)
    • Deadline Call for Oficinas
  • Fechar contratações (cozinheiro/a, limpeza) (sugestao: 01/11)
  • E-mail para inscritos com informações do local (sugestao: 05/11)
  • Visita de reconhecimento

Reconhecimento

Fazer uma viagem de reconhecimento ao local alguns dias antes (Pitanga)

Membros podem ir um dia antes para preparar o local?

Podemos reservar a "ponte" entre o feriado de 15/11 e 18/11 para fazermos as compras de comidas e bebidas e irmos p/ o sitio pelo menos um dia antes de todo mundo.

Divulgação

  • Como o evento é de pequeno porte e preparatório para um evento maior, a divulgação ficará restrita ao garoa e iniciativas parceiras (demais hackerspaces brasileiros, transparência, ônibus hacker, CCD, etc)

Pagamento

  • Via depósito bancário? Usar PagSeguro?

Inscrições

  • Pagou tá inscrito.
  • Desconto para membros do Garoa? Prioridade para membros do garoa e de outros hackerspaces convidados?
  • Reservar alguns convite?. Ex: garantir um minimo para os outros hackerspaces convidados
  • Que tal fazer um periodo de pre-inscricao, restrito a associados do garoa, e ate "n" pessoas de cada patrocinador e de cada hackerspace convidado?

Patrocínio

Objetivo: arrecadar dinheiro para garantir custos. Sugestão:

  • Um patrocinador (maximo de 2 patrocinadores)
  • Cota única de R$ 2,500
  • Benefício p/ o patrocinador: 2 inscrições VIP ( incluindo para ele proprio), uma palestra, distribuir brindes com o logo

Tarefas

  1. definir data
  2. estimar capacidade maxima
  3. pedir um logo para o Tony
  4. estimar custos
  5. pensar na arrecadação de dinheiro:
    1. ingresso
    2. venda de cerveja
    3. venda de brindes:
      1. camisetas como o evento é mais restrito, estudar colocar a camiseta no "kit" --Pitanga 15h26min de 3 de setembro de 2011 (PDT)
      2. camisetas ou canecas do Garoa (mandar fazer)
    4. patrocinadores
  6. divulgação
    1. e-mail na lista do Garoa
    2. contatar ônibus hacker
    3. contatar Fundação HS
    4. contatar LHC
    5. contatar Rio
    6. contatar HSSJC
  7. infra
    1. visitar local, fazer planta (provavelmente 1-2/10/11)
    2. pensar em iluminação para o camping: postinhos que carregam com a luz solar como tinha no CCCamp: ver preço. obs: recentemente foi instalado um poste de iluminação próximo ao local do camping. pensar em usar lampiões a gás - já tem um lá e meu pai disse que ia comprar outro.
    3. contratar cozinheiro(a)/limpeza
    4. lista de equipamentos que vamos levar: ver infra (abaixo)

Custos

Os custos giram praticamente em torno da alimentação, e mais alguma coisa para providenciar a limpeza do local após o camping. Também precisamos avaliar se vamos precisar comprar algum equipamento ou alguma necessidade especial de infra (por exemplo tenda).

Cerveja: vender no estilo "faça seu troco" (lucro irá para o Garoa)

Infra

  • Réguas e extensões
  • Projetores (pelo menos 2)
  • Telão
  • flipchart
  • Iluminação para área do camping
  • Tenda (pedir emprestado aqueles 3 gazebos que tem na CCD)
  • Tenda maior para beira do rio?
  • Equipamento de áudio/vídeo para gravação?
  • Equipamentos
    • estações de solda
    • osciloscópio
    • equipamentos para oficinas específicas
  • Alugar cadeiras e mesas
    • 30 cadeiras
    • 5 mesas

Lista de compras

  • Comida/Bebida
    • Cerveja
    • Churrasqueáveis
    • Água/Refri
  • Limpeza
    • Saco de Lixo
    • Sabonete, material de limpeza, papel higiênico
  • Descartáveis
    • copos, pratos, talheres, guardanapos

Estimativa grosseira

  • Refeições: R$20*refeição*pessoa = R$80/pessoa (inclui descartáveis, água, refri)
  • Café da manhã: R$5/pessoa/dia = R$10/pessoa
  • Crachás: R$5/pessoa
  • Limpeza: R$300 (material + faxineira)
  • Cozinheiro: R$100/dia (material de cozinha: pratos, guardanapos, etc)
  • Aluguel de mesas e cadeiras: R$200 (chute)
  • Limpeza prévia da área de camping: ver qto custa o dia do Carlinho.
  • Camiseta (sugestão de adicionar no kit): R$25
  • Combustível e pegágio para tarefas de organização (buscar pão de manhã, buscar e levar cozinheiro): ~R$100

Estimativa grosseira: R$140,00 R$133,70 (sócio) e R$150,00 (não sócio).

Refeições

  • Café da manhã: café, nescau, leite, suco, frios, frutas, pães (tem padaria lá perto ou vamos ter que levar o pão de SP?) Tem padaria a 20 km.
  • Sexta: macarronada (jantar) (2 opções: molho de tomate simples para os vegetarianos e com calabreza p/ os carnívoros)
  • Sábado: galinhada (almoço, pensar em alternativa veg) e pizza (jantar)
  • Domingo: churrasco (almoço) + churras veg?

Refrigerante e água inclusos.

Cerveja paga à parte, esquema faça seu troco.

  • Repensar: comprar cerveja em garrafa sai bem mais barato, porém não é tão prático para fazer "faça seu troco" nem para transportar. E fica um clima mais informal.
  • Latinha é mais prático

Estudar Contratar alguém para ficar responsável pela cozinha/churrasqueira. Dependendo do número de pessoas será necessário levar panelas grandes e pratos descartáveis. Vou ver se consigo as panelas grandes com a minha avó.

Brainstorming de atividades

  • Workshop de horta e criação de galinhas (by pai do pitanga)

Toró de parpite

Algumas ideias que surgiram na Reunião de 19/04/2011

  • levar jogos de tabuleiro
  • oficina de espaçomodelismo
  • construir uma potato gun

Preparando para o pior (lei de Murphy):

  • Levar kit de 1os socorros: lá tem umas coisas, mas nunca é demais;
  • Há hospitais por perto, em caso de emergência? SIM.
  • Levar extintor de incêndio? Não acho necessário... alguém vai mexer com alguma coisa que poderia explodir? SIM.
  • Há risco dos vizinhos reclamarem? De aparecer polícia? SIM. Mas é só não fazer muito barulho depois das 10. NÃO. Em uma situação extrema os vizinhos usariam outros recursos.
  • Ficar de olho na previsão do tempo: Quando chove muito fode a estrada. Mas não há o que fazer. Cancelamos o camp por causa da chuva aí na outra semana chove de novo. Então o negócio é admitir esse risco e estar pronto para enfrentá-lo. Vou verificar se há risco de enchente esse ano. Em casos extremos ela pode cobrir uma parte da área de camping, mas a cheia costuma ser em janeiro/fevereiro. --Pitanga 10h12min de 31 de agosto de 2011 (PDT)
  • Risco de guerra nuclear, apocalipse zumbi, ataque de bicho papão?