Como Criar um Evento

De Garoa Hacker Clube
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Quem?

Qualquer pessoa, associado ou não, pode propor e organizar uma atividade ou evento no Garoa.

Que tipo de evento?

Nós do Garoa somos interessados por várias áreas do conhecimento, principalmente se forem minimamente ligadas a tecnologia, cultura hacker, nerdices, ou coisas curiosas :)

Os eventos no Garoa podem ser em qualquer formato ou totalmente informais. Pode ser como palestra, mini-curso, oficina, debate, bate-papo, dojos ou encontros, por exemplo.

Há poucas regras e exigências. Mas, saiba que normalmente rejeitamos eventos que...

  • sejam cobrados ou tenham algum tipo de restrição de acesso;
  • abordem assuntos dos seguintes tipos:
    • propaganda de empresas, produtos e serviços
    • assuntos relacionados a política
    • assuntos relacionados a alguma forma de intolerância

Como?

Em poucas palavras, basta sugerir o assunto na lista e vá em frente se ninguém for contrário ao evento e não tiver nenhum impeditivo com a data sugerida. É importante garantir que algum associado esteja disposto a abrir e fechar o Garoa para você!

De forma mais detalhada, o processo passo a passo para criar o seu evento pode ser descrito assim:

  • Alguém tem uma ideia de atividade e discute com um grupo próximo de amigos, para amadurecer e ter mais gente para ajudar;
  • Proponha a ideia na lista de discussão do Garoa para:
    • Validar o interesse pelo assunto
    • Sugerir uma data
      • Escolha uma data que seja boa para você e proponha ela.
      • Dê preferência aos dias que não tem atividade regular, principalmente se for esperado um grande público ou se o assunto não for correlato à atividade regular. Mas, dependendo do caso, você pode aproveitar o fato de termos vários ambientes.
  • Confirme se tem pelo menos um Associado disponível para abrir e fechar o Garoa para você no dia do evento;
  • Crie uma página no Wiki do Garoa para o evento (incluir a tag de "categoria Eventos" na página, por favor)
    • Esta página é fundamental para descrever a atividade, fazer propaganda e atrair o interesse do pessoal;
    • Descreva como será o evento para atrair interessados: conteúdo, público alvo, requisitos, horário, etc
  • Coloque o link para a página do evento na página de "Próximos Eventos";
    • Desta forma, automagicamente a lista de eventos será atualizada na nossa home page
  • Divulgue a atividade
    • Utilizar a nossa lista, o Facebook, meetup e o que mais quiser;
    • Duas semanas antes: Enviar um e-mail de lembrete para a lista;
    • Na semana anterior do evento, enviar um lembrete na lista de discussão
    • No dia do evento, mande mais uma mensagem na lista, pela manhã
  • Depois do evento, por favor, mova o link que está na página de "Próximos Eventos" para a lista de "Eventos Passados".
  • Registe o evento no nosso Blog

Salvo raras excessões, não é necessário nenhum tipo de aprovação formal para realizar um evento no Garoa.

Dicas e sugestões para sua atividade ser legal, de quem já fez outras

É comum esquecer algum detalhe no preparo da atividade, por exemplo...

  • Verifique quem vai abrir a porta do Garoa. Se você não tem chave, verifique e confirme várias vezes que o espaço estará aberto com certeza. Por exemplo, voce pode tentar consequir o interesse de dois associados com chave. Assim, se um faltar, o outro vai estar lá para te ajudar. Não é legal ficar trancado para fora na hora do evento. Se ninguém com chave se dispôs a ir no dia do evento e abrir o espaço, paciência, tente outro dia ou converse diretamente com algum associado que você conheça. Tente de novo. Não há funcionários no Garoa, todos são voluntários, e não é bom exigir demais dos associados. Eles não são obrigados a trabalhar para sua atividade.
  • Chegue antes do horário para receber as pessoas e preparar as coisas. Verifique que o projetor está configurado, se necessário limpe o espaço para receber gente. Prepare os materiais para a atividade. Se espera muita gente, tire uma das mesas da sala, veja se há espaço e onde sentar para todos.
  • Receba as pessoas conforme forem chegando. Não é bom outras pessoas que estão no local serem forçados a receber as pessoas para um evento que você marcou.
  • No começo e no fim da atividade, explique às pessoas como funciona o Garoa. Como funciona apenas com voluntários, peça que colaborem: deixem o espaço melhor que estava antes, ajudem as pessoas a encontrar as coisas, ajudem nas atividades, façam alguma doação (de tempo, objetos, ou então dinheiro, se quiserem).
  • Lembre as pessoas da próxima data da atividade, se houver. Crie algum material para levar para casa com algumas informações úteis de estudo, e também um lembrete da próxima atividade. Convide para as outras atividades que o Garoa tem, as pessoas fazendo as outras atividades agradecem.
  • Registre o que aconteceu na nossa wiki. Seja parte da história do Garoa!

Bateu fome durante uma atividade no Garoa? Veja aqui a lista de lugares para comprar comida na região.