Como Criar um Evento

De Garoa Hacker Clube
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Quem?

Qualquer pessoa, associado ou não, pode propor e organizar uma atividade ou evento no Garoa.

Que tipo de evento?

Nós do Garoa somos interessados por várias áreas do conhecimento, principalmente se forem minimamente ligadas a tecnologia, cultura hacker, nerdices, ou coisas curiosas :)

Os eventos no Garoa podem ser em qualquer formato ou totalmente informais. Pode ser como palestra, mini-curso, oficina, debate, bate-papo, dojos ou encontros, por exemplo.

Normalmente rejeitamos assuntos do seguinte tipo:

  • propaganda de empresas, produtos e serviços
  • assuntos relacionados a alguma forma de intolerância

Como?

O processo passo a passo para criar o seu evento pode ser descrito assim:

  • Alguém tem uma ideia de atividade e discute com um grupo próximo de amigos, para amadurecer e ter mais gente para ajudar;
  • Proponha a ideia na lista de discussão do Garoa para:
    • Validar o interesse pelo assunto
    • Sugerir a data
      • Dê preferência aos dias que não tem atividade regular, principalmente se for esperado um grande público ou se o assunto não for correlato à atividade regular. Mas você pode aproveitar também o fato de termos múltiplos ambientes.
      • Confirme se tem pelo menos um Associado para abrir e fechar o Garoa para você no dia do evento;
  • Crie uma página no Wiki do Garoa para o evento (incluir a tag de "categoria Eventos" na página, por favor)
    • Esta página é fundamental para descrever a atividade, fazer propaganda e atrair o interesse do pessoal;
    • Descreva como será o evento para atrair interessados: conteúdo, público alvo, requisitos, horário, etc
  • Coloque o link para a página do evento na página de "Próximos Eventos";
    • Desta forma, automagicamente a lista de eventos será atualizada na nossa home page
  • Divulgue a atividade
    • Utilizar a nossa lista, o Facebook e o que mais puder;
    • Duas semanas antes: Enviar um e-mail de lembrete para a lista;
    • Na semana anterior do evento, enviar um lembrete na lista de discussão
    • No dia do evento, mande mais uma mensagem na lista, pela manhã
  • Depois do evento, por favor, mova o link que está na página de "Próximos Eventos" para "Eventos Passados".
  • Registe o evento no nosso Blog

Dicas e sugestões para sua atividade ser legal, de quem já fez outras

  • É comum esquecer algum detalhe no preparo da atividade, por exemplo quem vai abrir a porta do local. Se você não tem chave, verifique e confirme várias vezes que o espaço estará aberto com certeza. Por exemplo, voce pode tentar saber se vão haver duas pessoas com chave no local nesse dia. Se um faltar, o outro vai estar. Não é legal ficar trancado para fora na hora do evento. Se ninguém com chave se dispôs a vir abrir, paciência, aceite que voce não se organizou. Tente de novo. Não há funcionários no Garoa, todos são voluntários, e não é bom exigir demais deles. Eles não são obrigados a trabalhar para sua atividade.
  • Chegue antes do horário para receber as pessoas e preparar as coisas. Verifique que o projetor está configurado ok. Limpe as coisas para receber gente. Prepare os materiais para a atividade. Se espera muita gente, tire uma das mesas da sala, veja se há espaço e onde sentar para todos. Receba as pessoas. Não é bom outras pessoas que estão no local serem forçados a receber as pessoas para um evento que você marcou.
  • No começo e no fim da atividade, explique às pessoas como funciona o Garoa. Como funciona apenas com voluntários, peça que colaborem. Deixando o espaço melhor que estava antes, ajudando as pessoas a encontrar as coisas, ajudando nas atividades, fazendo doações de tempo, objetos, ou então dinheiro, se quiserem.
  • Lembre as pessoas da próxima data da atividade, se houver. Crie algum material para levar para casa com algumas informações úteis de estudo, e também um lembrete da próxima atividade. Convide para as outras atividades que o Garoa tem, as pessoas fazendo as outras atividades agradecem.

Bateu fome durante uma atividade no Garoa? Veja aqui a lista de lugares para comprar comida na região.