Discussão:O Outro Lado BSidesSP ed 6

De Garoa Hacker Clube
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Planejamento

Datas importantes

  • Finalizar sites, CFP e CFS: 01 de Agosto (H2HC e Black Hat Editions)
  • Lançar CFP: 02 de Agosto (H2HC e Black Hat Editions)
  • Data final para submissão de sugestões de palestras e oficinas: 01 de Setembro de 2013
  • Notificação aos autores selecionados - H2HC Edition: 04 de Setembro de 2013
  • Divulgação da Agenda - H2HC Edition: 06 de Setembro de 2013
  • Primeiro encontro do Mentorship program: 07 de Setembro de 2013
  • Início das inscrições - H2HC Edition: 09 de Setembro de 2013
  • Segundo encontro do Mentorship program: 14 de Setembro de 2013
  • Deadline para Sponsors: 20 de Setembro de 2013
  • Encomendar camisetas: 20 de Setembro de 2013
  • Co0L BSidesSP H2HC Edition: 09 de Outubro de 2013
  • Notificação aos autores selecionados - Black Hat Edition: 15 de Outubro de 2013
  • Divulgação da Agenda - Black Hat Edition: 20 de Outubro de 2013
  • Início das inscrições - Black Hat Edition: 28 de Outubro de 2013
  • Primeiro encontro do Mentorship program: 02 de Novembro de 2013
  • Deadline para Sponsors: 08 de Novembro de 2013
  • Contratar churrasqueiro ou buffet: 08 de Novembro de 2013
  • Encomendar camisetas: 09 de Novembro de 2013
  • Segundo encontro do Mentorship program: 16 de Novembro de 2013
  • Co0L BSidesSP Black Hat Edition: 24 de Novembro de 2013

Estatísticas

  • As 70 inscrições gratuitas se esgotaram em aproximadamente 15 horas
  • 100 inscritos em aproximadamente 18 horas
  • Inscrições esgotadas no dia 30/09, seis dias antes do evento.
  • 10 palestrantes
  • 197 presentes
  • 179 inscritos
    • 2 inscrições duplicadas
    • 30 doações
    • 50 inscrições com pré-venda de camisetas
    • 70 inscrições gratuitas
    • 31 inscritos como "staff, palestrantes e convidados"

Inscritos

Total de incritos previamente (Eventbrite) 179

(inclui staff + speakers) (181 inscritos, 2 duplicadas)

Check-ins 100
No-show 84 (47%)
Inscritos no balcão 97
Palestrantes (*) 10
Staff (*)(**) 7
Total de presentes 197

(check-ins + porta)

Notas:

(*) Os palestrantes e staff foram inscritos previamente. (**) Incluídos, nesta contagem, staff que também deu palestra

To do

  • Preparar checklist de atividades e materiais para o dia do evento

* Discutir formato das agendas (incluindo hora de início e fim)

  • H2HC Edition
    • H2HC - Bozo Security
    • Fechar o "Hacker Lanche Feliz" p/ H2HC Edition (conteúdo e custos - e.g. lanche + 2 ou 3 bebidas)
  • BH Edition
    • Call for Volunteers - Anchises
    • Verificar FATEC s/ WiFi + ajuda de estudantes do Secretariado - Anchises
    • Lockpicking + Lightning Talks


Checklist

pré- evento

  • pegar banners do Garoa
  • levar camisetas!
  • equipamento (notebook, scanner, impressora, etc) no credenciamento ?
  • imprimir agenda do evento (várias cópias)
  • imprimir controle de tempo para as salas
  • imprimir lista de inscritos (???)
  • imprimir tabela de preços para a lojinha
  • imprimir nome das salas
  • imprimir tickets do "vale- hacker lanche feliz"

dia do evento

  • chegar pelo menos 1 hora antes do horário oficial de abertura (que é as 10:20)
  • dividir tarefas entre voluntários
  • equipe de recepção
    • requisitos
      • acesso internet
      • acesso ao eventbrite
      • lista de quem vai receber camisetas
      • pulseiras - ponai
      • tickets de senha para sorteio - anchises
      • vale-lanche - ranieri
      • separar as camisetas por tamanhos
      • separar troco para o dia do evento
    • IMPORTANTE: organizar três filas:
      • uma para o pessoal que tem INGRESSO FREE: é só conferir o ingresso (p/ ver se é free mesmo), fazer o check-in, entregar a braçadeira + as fichinhas de comida e por para dentro
      • uma para o pessoal que JÁ PAGOU: é só conferir o ingresso (p/ ver se já pagou mesmo - camiseta ou doação), fazer o check-in e entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Conferir se pagou >= R$ 25 e, nesse caso, ganha a camiseta.
      • Uma fila para quem DEVE PAGAR NA PORTA: Conferir o ingresso, receber o dinheiro, entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Se pagou >= R$ 25, ganha camiseta.
      • Uma pessoa fica atrás do credenciamento "gerenciando as camisetas". O pessoal da fila de "já pagou" ou "a pagar" confere o tamanho e pede a camiseta p/ a pessoa que está atrás.
  • equipe lojinha
    • arrumar loja e lista de preços
    • conseguir dinheiro trocado
    • fazer controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)
    • A lojinha irá funcionar após o almoço. No período da tarde, unificamos as 3 mesas de entrada em uma só e abrimos a "lojinha" nesse espaço.
    • Coisas para vender:
      • botons
      • adesivos
      • sobra de camisetas (mais algumas camisetas do evento passado)
      • passaporte hacker
  • equipe de sala
    • arrumar salas
    • pregar cartazes / decoração
    • testar som e video
    • placas de aviso de tempo
    • colar cronograma de atividades na porta da sala
    • um voluntario para controlar tempo (1 por sala)
    • um voluntário para controlar entrada nas salas

Observações:

  • haverá um segurança contratado para fazer "cara-crachá"
  • Fechamos a refeição com um CARRINHO DE CACHORRO QUENTE. Cada participante receberá 2 fichinhas de "vale lanche" (que pode ser trocado no carrinho por um hot dog ou hamburguer - e se quiser incrementar o lanche, cada um paga a diferença parte) e 2 fichinhas de vale bebida (refri ou cerveja)

procedimento de porta

  1. pedir comprovante de inscrição
    1. se tiver - escanear QR Code
    2. se nao tiver - dar baixa no eventbrite online
    3. se nao inscreveu - anotar nome, email
  2. entregar ticket hacker lanche feliz
  3. entregar ticket para sorteio de brinde
    1. verificar se tem direito a camiseta ( pré venda ou doação >= r$ 25

almoço

  • orientar os participantes sobre a localização do carrinho de cachorro-quente
  • lembrete: cada participante tem direito a 2 lanches e a 2 bebidas (refri e/ou cerveja)
  • revezar a equipe que está na recepção para que todos possam comer ;)