Discussão:O Outro Lado BSidesSP ed 8
Ir para navegação
Ir para pesquisar
Planejamento
Datas importantes
- Data final para submissão de sugestões de palestras e oficinas: 05 de Março de 2014
- Notificação aos autores selecionados: 07 de Março de 2014
- Divulgação da Agenda: 10 de Março de 2014
- Início das inscrições: 12 de Março de 2014
- Deadline para patrocinadores: 01/04 (ou 28/3?)
- Ir na Galeria do rock para encomendar as camisetas: 05/04 (ou 29/3?)
- Co0L BSidesSP YSTS Edition: 13 de Abril de 2014
- Primeiro encontro do Mentorship program: ?
- Segundo encontro do Mentorship program: ?
To do
- Preparar checklist de atividades e materiais para o dia do evento
- Call for Volunteers - Anchises
- Verificar PUC s/ WiFi
- Fazer banner para as salas
- Fazer Banner BSidesSP ?
- Fazer bandeira BSidesSP ?
- Fazer crachá ou pulseira ?
Checklist
pré- evento
- pegar banners
- levar camisetas novas e antigas
- equipamento (notebook, scanner, impressora, etc) no credenciamento ?
- imprimir agenda do evento (várias cópias) - Anchises
- imprimir controle de tempo para as salas - Anchises
- imprimir lista de inscritos (???) - Anchises
- imprimir tabela de preços para a lojinha - Anchises
- imprimir nome das salas - Anchises
dia do evento
- equipe de recepção
acesso internet- acesso ao eventbrite
- lista de quem vai receber camisetas
- crachás (crachás, cordões, etiquetas para escrever o nome)
- tickets de senha para sorteio - anchises
- separar as camisetas por tamanhos - ok
- separar troco para o dia do evento
- equipe da lojinha
- arrumar loja e lista de preços
- conseguir dinheiro trocado
- fazer controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)
- equipe de sala
- arrumar salas
- pregar cartazes / decoração
- testar som e video
- aviso de tempo
- colar cronograma de atividades na porta da sala
Planejamento do evento
- Chegar a partir das 9am
- O pessoal começa a entrar as 10am
- Palestras começam pontualmente as 11am
- dividir tarefas entre voluntários
- 2 alunos do curso de secretariado da Fatec
- Haverá um buffet contratado para o churrascker
- As bebidas serão fornecidas pelo pessoal do The Pirates Bar
- revezar as equipes para que todos possam comer ;)
Atividades críticas:
- Preparar a recepção do pessoal das 9am as 10am
- Recepção do pessoal no horário da manhã (pico entre 10am e 11am)
- Manter todas as salas no horário correto. Para isso, teremos 1 pessoa em cada sala para avisar o palestrante quando faltar 5min (mostrar um "cartão amarelo") e quando o tempo esgotar ("cartão vermelho")
- Lojinha: é bom sempre ter 2 pessoas. abriremos a lojinha no horário do almoço.
- Almoço: organizar fila, evitar os folgados que furam fila, ficar no pé dos churrasqueiros
- Pós-almoço: manter o ambiente limpo e organizado (avisar a faixineira em caso de sujeira), manter as palestras no horário, tirar dúvidas dos participantes
- Final: arrumar todas as salas, retirar os avisos que colamos nas paredes. Devemos devolver o prédio limpinho e as salas prontas para receber os alunos na segunda-feira de manhã
- equipe de recepção
- quantidade de pessoas: 5 (2 para cada fila, 1 para entregar camiseta + passaporte hacker)
- IMPORTANTE - organizar duas filas:
- uma para o pessoal que tem INGRESSO FREE: é só conferir o ingresso (p/ ver se é free mesmo), fazer o check-in, entregar a braçadeira + as fichinhas de comida e por para dentro
- uma para o pessoal que se inscreveu com pagamento
- para quem JÁ PAGOU: é só conferir o ingresso (p/ ver se já pagou mesmo - camiseta ou doação), fazer o check-in e entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Conferir se pagou >= R$ 25 e, nesse caso, ganha a camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
- Para quem DEVE PAGAR NA PORTA: Conferir o ingresso, receber o dinheiro, entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Se pagou >= R$ 25, ganha camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
- Uma pessoa fica atrás do credenciamento "gerenciando as camisetas e passaportes". O pessoal da fila de "já pagou" ou "a pagar" confere o tamanho e pede a camiseta p/ a pessoa que está atrás.
- Palestrantes: ganham kit do palestrante (camiseta, crachá, caneta, passaporte hacker)
- Acompanhar o ritmo de inscritos e no-show pelo Check-In Date Attendee Report e avisar a equipe de churrasco, lojinha e camisetas
- equipe Lojinha
- quantidade de pessoas: 2 pessoas
- manter controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)
- A lojinha irá funcionar a partir do almoço
- Coisas para vender:
- botons diversos
- adesivos
- sobra de camisetas (mais algumas camisetas do evento passado)
- passaporte hacker
- canecas (5)
- equipe de sala
- um voluntario para controlar tempo (1 por sala)
- testar som e video nos intervalos
- aviso de tempo
procedimento de recepção
- pedir comprovante de inscrição
- se tiver - escanear QR Code
- se nao tiver - dar baixa no eventbrite online
- se não se inscreveu - anotar nome, email
- entregar ticket para sorteio de brinde
- verificar se tem direito a camiseta ( pré venda ou doação >= r$ 25) e passaporte hacker (se doação >= 40)
Estatísticas
- Os 100 primeiros ingressos foram vendidos em aproximadamente 21h
- As 250 inscrições gratuitas se esgotaram em aproximadamente 8 dias
- As 400 vagas disponibilizadas inicialmente se esgotaram no dia 01/04, 20 dias após abertas as inscrições
- 32 palestrantes
- 496 inscritos
- 273 presentes
Inscritos
| Total de incritos previamente (Eventbrite) | 496
(inclui staff + speakers) (501 inscritos, 5 duplicadas) |
| Check-ins | 242 |
| No-show | 254
(51% dos inscritos) |
| Inscritos no balcão | 33 |
| Palestrantes (*) | 32 |
| Staff (*) | 12 |
| Total de presentes | 273
(check-ins + porta) |
Notas:
- Os palestrantes e staff foram inscritos previamente.
- A maioria (3/5) das pessoas que se inscreveram duplicado não foram no evento
- Apenas 26% dos inscritos declararam que também iriam no YSTS