Reunião com Contador de 29/05/2012

De Garoa Hacker Clube
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Local: Casa da Cultura Digital - Sala de Reunião

Início: 18h30

Participantes:

  • Janílson (contador, Gê Assessoria)
  • Pitanga
  • Anchises

Pauta

Troca de diretores

  • Registrar em cartório as atas dos conselhos que nomearam os interinos.
  • Registrar em cartório carta de renúncia com firma assinada do diretor renunciante.
  • Vamos enviar as atas para a Gê Assessoria para eles revisarem. Tem que incluir, na ata, uma lista de presença, e todos os presentes devem assinar.
  • Ídem para a Assembléia Geral: temos que enviar a ata para eles revisarem os termos jurídicos e devemos providenciar a lista de presença e assinaturas.

Contabilidade

  • Devemos registrar toda a entrada e saída da conta do Garoa.
  • Devemos enviar para o Gê, ao final de cada mês, as notas fiscais de compra e os recibos do mês.
  • Caixinha: não precisa ter recibo do que foi colocado no caixinha, já que é uma doação anônima e voluntária. Devemos apenas informar ao contador o quanto foi arrecadado na caixinha ao final de cada mês.
  • As Notas fiscais de compra (de equipamentos, materiais, etc) _DEVEM_ ter o CNPJ do Garoa -- precisamos colocar isso no Regimento Interno. Isto se aplica também para reembolsos.
  • Devemos pedir recibo do pagamento do Aluguel + Aron todo mês e enviar para o Gê
    • O Ideal é que o pagamento do Aron seja incluso no aluguel, assim recebemos apenas um recibo de "pagamento de aluguel". Isso pode, inclusive, evitar futuros problemas trabalhistas.
  • Pagamentos devem ser feitos preferencialmente por cheque nominal e cruzado, com a finalidade do pagamento escrita no verso do cheque.
  • Os relatórios emitidos pela contabilidade podem ser usados em nossa prestação de contas. Eles podem emitir relatórios mensais e também consolidar trimestral e anualmente

Recebimentos

Os tipos de serviços por que podemos cobrar estão definidos no nosso estatuto. Hoje em dia, poderíamos receber dinheiro relativo as atividades descritas no Artigo 5: 3. realizar atividades de disseminação do conhecimento técnico-científico e artístico na forma de estudos, análises, eventos, reuniões, exposições, oficinas, cursos, seminários, congressos, treinamentos, produções audiovisuais, páginas eletrônicas, material informativo e publicações para seus Associados e para o público em geral; 4. organizar eventos culturais, sociais, artísticos e recreativos com o objetivo de promover a socialização entre seus Associados e deles com o público em geral; Para essas atividades devemos emitir recibo (preferencialmente) ou nota fiscal, de acordo com a natureza, conforme abaixo:

Emissão de recibos

  • Devemos emitir recibo para mensalidades pagas por sócios, doações (exceto caixinha) e compras de camisetas/canecas/adesivos (Gê instruiu a encarar isso como brinde por doação, então seria um recibo de doação)
  • Os recibos emitidos pelo Garoa devem ter, obrigatoriamente: nº de série do recibo, nome e CPF ou CNPJ de quem pagou/doou, valor pago, descrição e assinatura do Tesoureiro ou quem estatutariamente o substitua.
  • Os recibos podem ser feitos por nós mesmos (em papel timbrado, por exemplo) ou podemos comprar recibos prontos na papelaria, com canhoto para anotarmos os dados de quem recebeu o recibo (e carimbar, se não tiver um timbre).
  • Podemos até mesmo fazer um controle online (via wiki ou criamos um aplicativo)

Nota fiscal como comércio

  • Gê disse que para as atividades que temos hoje não vale a pena abrirmos Inscrição Estadual para realizar comércio de produtos (camisetas, kits, canecas, livros, etc), o que só faz sentido se operarmos com grandes volumes, o que não é o caso.
  • Especificamente no caso de camisetas/canecas/etc, o ideal é dar recibo como doação, sendo o artigo em questão oferecido como um brinde em contrapartida à doação. (EX: a EFF faz isso)
  • Cerveja: o ideal é continuar operando informalmente como fazemos hoje. Alguém compra a cerveja, retira da caixinha o equivalente ao seu gasto com a compra e o Garoa dá entrada somente ao resultado da venda da cerveja, que deve ir para a caixinha como doação.
  • Se quisermos, realmente, abrir a Inscrição Estadual e emitirmos Nota Fiscal para venda de produtos, primeiro precisamos alterar o Estatuto para incluir, no Artigo 5, que o Garoa irá "comercializar produtos, como camisetas, kits de eletrônica, livros e afins para garantir a sua sustentação financeira"

Nota fiscal de serviços

  • Hoje podemos emitir, pois temos cadastro na prefeitura. No entanto, possivelmente teremos que revisar os códigos do CNAE para podermos emitir sobre o tipo de serviços que precisamos prestar (ex: eventos).
  • Os códigos CNAE dizem respeito a que atividades podemos exercer e dar nota fiscal de serviços. Em geral não daremos nota fiscal, a não ser que um patrocinador o exija (o ideal é dar recibo).
  • Podemos expandir os códigos (hoje temos apenas assistencia social) para se adequarem melhor a nossas atividades.
  • Os códigos CNAE atribuídos ao Garoa são baseados na descrição de atividades que constam em nosso estatuto. Qualquer alteração no código CNAE deve ser baseada em uma atividade prevista em nosso estatuto (artigo 5) e demora cerca de 7 dias úteis e custa cerca de R$ 100. As mudanças devem ser feitas primeiro na Receita Federal e depois na Prefeitura (demora 7 dias e custa R$ 100 para cada uma delas).

Serviços da Assessoria Contábil

O Ge propôs a mensalidade de R$ 200,00 pelos serviços dele, sem a cobrança do que já foi feito (não estávamos pagando). Isto inclui todos os serviços contábeis. O preço normal é 1/2 salário mínimo (R$622/2).

Serviços Administrativos

Perguntamos sobre serviços administrativos, como cobrar mensalidades, pagar contas, etc. Gê disse que poderia ver com a Helenice se podem fazer, mas não é muito o que fazem. Precisamos pensar também em outras alternativas.

Próximos Passos

  • Regularização dos Diretores:
    • Enviar as atas das reuniões do CMC para revisão da Ge Assessoria (somente das reuniões aonde foram trocados a presidência e diretoria de Software)
    • Recebendo o retorno deles, devemos providenciar as assinaturas e registrar as atas em cartório (eles fazem isso)
  • Inscrição Estadual
    • Decidir se vamos mesmo abrir Inscrição Estadual para comercializar produtos
    • Se formos abrir a IE,precisamos alterar o estatuto
  • Registro no CNAE
    • Decidir se vamos mesmo abrir Inscrição Estadual para fazer a alteração no CNAE de uma só vez
    • Temos que enviar cópia do Estatuto para a Ge Assessoria (a/c Marlene) avaliar as mudanças que devem ser feitas
    • Ge Assessoria vai providenciar as correções
  • Recibos: precisamos oficializar o formato e o controle dos recibos e começar a utilizá-los
  • Contabilidade do dia-a-dia: Precisamos fazer uma reunião interna para decidir quem e como vai operacionalizar o envio das informações de entradas e saídas para a Ge Assessoria.

Reunião encerrada a 40087866s.