Reunião do Conselho Fiscal de 18/08/2016

De Garoa Hacker Clube
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Local: Garoa (Sede Pinheiros)

Início: 19h30

Participantes:

  • Hugo Borges aka agaelebe (Conselheiro Fiscal)
  • Gabriel Mascarenhas (Tesoureiro)
  • Pitanga (Conselheiro Fiscal)
  • Lucas Vido (Tesoureiro Pirata)

Pauta

  • Contador
  • Conta bancária
  • Cobrança de mensalidades
  • Avaliar prestações de contas
  • Discutir problemas e melhorias na gestão financeira.
  • Avaliação dos gastos da mudança de sede e impacto no caixa e na receita
  • Ter usuário/senha de contas de prestadores de serviços

Ata

Sucessão é sempre um problema. (Vido)

Contador

  • Vido diz que o contador antigo era a Gê Assessoria. Foi decidido no CMC (data???) pela transferência para a Gesplan por diversos motivos, sendo o principal a distância física. Vido colocou os dois escritórios em contato para fazer o trâmite. Em algum momento ficamos no "limbo", sem nenhum dos dois escritórios mandar boleto de cobrança. Isso ocorreu pois nosso e-CNPJ estava vencido, atravancando o processo.
  • Vitor já pagou o e-CNPJ e Arlete (Gesplan) está cuidando da finalização da transferência
  • Pitanga vai perguntar para Gê Assessoria se está tudo certo e se a prestação de serviços foi encerrada.
  • O CF recomenda enviarmos regularmente todas as contas e notas de gastos, além do extrato de cada mês, de modo que a contabilidade seja feita corretamente.
  • Tesoureito autoriza criar o e-mail nfe@garoa.net.br e encaminhar para o contador e para o pagamentos@garoa.net.br. Esse e-mail deverá ser configurado para receber e-mail de notas no sistema da prefeitura e também usado para envio de nota na SEFAZ.

Conta bancária

  • Atualmente temos um nome de usuário e senha que dá acesso de leitura à conta. Para ter "acesso root" e fazer operações de escrita é preciso de um token recebido via SMS. Apenas o tesoureiro (Gabs) tem acesso a isso.
  • Segundo Gabs a gente só tem acesso à conta pois o gerente da agência da Faria Lima é gente boa.
  • Começamos a transferir a conta corrente da agência Santa Cecília para a Faria Lima mas não concluímos o processo pois mudaria o número e isso dificultaria o depósito das mensalidades.
  • Para facilitar tudo, é preciso estar próximo (geograficamente) à agência
  • O CF recomenda trocar a agência na troca para a próxima gestão.
  • O CF recomenda imprimir e assinar a p* das atas imediatamente depois do encerramento das assembleias.

Mensalidades

  • Recomendação: cobrar mensalidades e anuidades por apenas UM método automatizado, ex. boleto on-line. Sem exceções.

Pesquisamos alguns planos de boletos:

  • Itaú: R$5,20 para cada boleto além do plano (3 boletos no nosso caso)
  • iugu : R$2,50 por boleto pago

Gestão e administração

  • O CF recomenda estudarmos a contratação de alguém (freela ou empresa) para fazer todo o rolê de cobrar mensalidades, pagar contas, faturas, enviar documentos para o contador e registrar atas, enfim, toda a funça. Acreditamos que isso vá aumentar a arrecadação e liberar os diretores para hackear, ou seja vale a pena o investimento.

Análise de contas e transparência

  • Publicamos na página Contas os links (públicos) para os balancetes de 2016, 2013 e 2012
  • Criamos um campo com arrecadação média (R$3,7k) e gasto médio (R$2,7k) no ano de 2016. Ou seja, temos um líquido médio de R$1k.

Fundos e metas de arrecadação

  • Atualmente temos R$45.839,36 em investimentos, dos quais R$15k são do fundo de reserva, R$20k do fundo de aquisição de sede conforme determinado pela AGO2015 e um restante de ~10k a compor a meta de R$20k conforme determinado pela AGO2016.
  • Considerando que temos um líquido médio de 1k, temos R$6k a arrecadar até o fim do ano de modo a atingir a meta.
  • Recomendações para atingir a meta: eventos, aumento de arrecadação com cobrança automatizada,

GnuCash

  • Agaelebe vai gerar os OFX mensalmente para colocarmos no GnuCash
  • Por enquanto, vamos começar os registros a partir do início de 2016. Pitanga vai imputar os OFX que existem e manualmente os meses faltantes (maio e junho)

Reunião encerrada aos 173324184 segundos da fundação!