Mudanças entre as edições de "Discussão:O Outro Lado BSidesSP ed 8"

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(Criou página com '=Planejamento= ==Datas importantes== * '''Data final para submissão de sugestões de palestras e oficinas: 05 de Março de 2014''' * Notificação aos autores selecionados:...')
 
 
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* Ir na Galeria do rock para encomendar as camisetas: 05/04 (ou 29/3?)
  
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* '''Co0L BSidesSP YSTS Edition: 13 de Abril de 2014'''
  
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* Primeiro encontro do Mentorship program: ?
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* Segundo encontro do Mentorship program: ?
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== To do==
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* Preparar checklist de atividades e materiais para o dia do evento
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* Call for Volunteers - Anchises
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* Verificar PUC s/ WiFi
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** Fazer banner para as salas
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** Fazer Banner BSidesSP ?
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** Fazer bandeira BSidesSP ?
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** Fazer crachá ou pulseira ?
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== Checklist ==
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=== pré- evento===
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* pegar banners
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* levar camisetas novas e antigas
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* equipamento (notebook, scanner, impressora, etc) no credenciamento ?
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* imprimir agenda do evento (várias cópias) - Anchises
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* imprimir controle de tempo para as salas - Anchises
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* imprimir lista de inscritos (???) - Anchises
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* imprimir tabela de preços para a lojinha - Anchises
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* imprimir nome das salas - Anchises
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===dia do evento ===
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* '''equipe de recepção'''
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** <strike>acesso internet</strike>
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** acesso ao eventbrite
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** lista de quem vai receber camisetas
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** crachás (crachás, cordões, etiquetas para escrever o nome)
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** tickets de senha para sorteio - anchises
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** separar as camisetas por tamanhos - ok
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** separar troco para o dia do evento
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* equipe da lojinha
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** arrumar loja e lista de preços
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** conseguir dinheiro trocado
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** '''fazer controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)'''
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* equipe de sala
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** arrumar salas
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** pregar cartazes / decoração
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** testar som e video
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** aviso de tempo
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** colar cronograma de atividades na porta da sala
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== Planejamento do evento ==
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* Chegar a partir das 9am
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** O pessoal começa a entrar as 10am
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** Palestras começam pontualmente as 11am
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* dividir tarefas entre voluntários
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** 2 alunos do curso de secretariado da Fatec
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* Haverá um buffet contratado para o churrascker
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** As bebidas serão fornecidas pelo pessoal do The Pirates Bar
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** revezar as equipes para que todos possam comer ;)
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Atividades críticas:
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* Preparar a recepção do pessoal das 9am as 10am
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* Recepção do pessoal no horário da manhã (pico entre 10am e 11am)
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* Manter todas as salas no horário correto. Para isso, teremos 1 pessoa em cada sala para avisar o palestrante quando faltar 5min (mostrar um "cartão amarelo") e quando o tempo esgotar ("cartão vermelho")
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* Lojinha: é bom sempre ter 2 pessoas. abriremos a lojinha no horário do almoço.
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* Almoço: organizar fila, evitar os folgados que furam fila, ficar no pé dos churrasqueiros
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* Pós-almoço: manter o ambiente limpo e organizado (avisar a faixineira em caso de sujeira), manter as palestras no horário, tirar dúvidas dos participantes
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* Final: arrumar todas as salas, retirar os avisos que colamos nas paredes. Devemos devolver o prédio limpinho e as salas prontas para receber os alunos na segunda-feira de manhã
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* '''equipe de recepção'''
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* quantidade de pessoas: 5 (2 para cada fila, 1 para entregar camiseta + passaporte hacker)
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* IMPORTANTE - organizar '''duas filas''':
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** uma para o pessoal que tem '''INGRESSO FREE''': é só conferir o ingresso (p/ ver se é free mesmo), fazer o check-in, entregar a braçadeira + as fichinhas de comida e por para dentro
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** uma para o pessoal que se inscreveu '''com pagamento'''
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*** para quem JÁ PAGOU: é só conferir o ingresso (p/ ver se já pagou mesmo - camiseta ou doação), fazer o check-in e entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Conferir se pagou >= R$ 25 e, nesse caso, ganha a camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
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*** Para quem DEVE PAGAR NA PORTA: Conferir o ingresso, receber o dinheiro, entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Se pagou >= R$ 25, ganha camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
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** Uma pessoa fica atrás do credenciamento "gerenciando as camisetas e passaportes". O pessoal da fila de "já pagou" ou "a pagar" confere o tamanho e pede a camiseta p/ a pessoa que está atrás.
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*** Palestrantes: ganham kit do palestrante (camiseta, crachá, caneta, passaporte hacker)
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* Acompanhar o ritmo de inscritos e no-show pelo Check-In Date Attendee Report e avisar a equipe de churrasco, lojinha e camisetas
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  +
* equipe Lojinha
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** quantidade de pessoas: 2 pessoas
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** '''manter controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)'''
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** A lojinha irá funcionar '''a partir do almoço'''
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** Coisas para vender:
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*** botons diversos
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*** adesivos
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*** sobra de camisetas (mais algumas camisetas do evento passado)
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*** passaporte hacker
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*** canecas (5)
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* equipe de sala
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** um voluntario para controlar tempo (1 por sala)
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** testar som e video nos intervalos
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** aviso de tempo
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=== procedimento de recepção ===
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# pedir comprovante de inscrição
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## se tiver - escanear QR Code
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## se nao tiver - dar baixa no eventbrite online
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## se não se inscreveu - anotar nome, email
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# entregar ticket para sorteio de brinde
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## verificar se tem direito a camiseta ( pré venda ou doação >= r$ 25) e passaporte hacker (se doação >= 40)
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=Estatísticas=
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  +
* Os 100 primeiros ingressos foram vendidos em aproximadamente 21h
  +
* As 250 inscrições gratuitas se esgotaram em aproximadamente 8 dias
  +
* As 400 vagas disponibilizadas inicialmente se esgotaram no dia 01/04, 20 dias após abertas as inscrições
  +
* 32 palestrantes
  +
* 496 inscritos
  +
* 273 presentes
  +
  +
===Inscritos===
  +
  +
{| class="wikitable"
  +
| Total de incritos previamente (Eventbrite)
  +
| '''496'''
  +
(inclui staff + speakers)
  +
(501 inscritos, 5 duplicadas)
  +
|-
  +
| Check-ins
  +
| 242
  +
|-
  +
| No-show
  +
| 254
  +
(51% dos inscritos)
  +
|-
  +
| Inscritos no balcão
  +
| 33
  +
|-
  +
| Palestrantes (*)
  +
| 32
  +
|-
  +
| Staff (*)
  +
| 12
  +
|-
  +
| Total de presentes
  +
| 273
  +
(check-ins + porta)
  +
|}
  +
  +
Notas:
  +
* Os palestrantes e staff foram inscritos previamente.
  +
* A maioria (3/5) das pessoas que se inscreveram duplicado não foram no evento
  +
* Apenas 26% dos inscritos declararam que também iriam no YSTS
  +
  +
= Riscos =

Edição atual tal como às 20h21min de 16 de abril de 2014

Planejamento

Datas importantes

  • Data final para submissão de sugestões de palestras e oficinas: 05 de Março de 2014
  • Notificação aos autores selecionados: 07 de Março de 2014
  • Divulgação da Agenda: 10 de Março de 2014
  • Início das inscrições: 12 de Março de 2014
  • Deadline para patrocinadores: 01/04 (ou 28/3?)
  • Ir na Galeria do rock para encomendar as camisetas: 05/04 (ou 29/3?)
  • Co0L BSidesSP YSTS Edition: 13 de Abril de 2014


  • Primeiro encontro do Mentorship program: ?
  • Segundo encontro do Mentorship program: ?


To do

  • Preparar checklist de atividades e materiais para o dia do evento
  • Call for Volunteers - Anchises
  • Verificar PUC s/ WiFi
    • Fazer banner para as salas
    • Fazer Banner BSidesSP ?
    • Fazer bandeira BSidesSP ?
    • Fazer crachá ou pulseira ?

Checklist

pré- evento

  • pegar banners
  • levar camisetas novas e antigas
  • equipamento (notebook, scanner, impressora, etc) no credenciamento ?
  • imprimir agenda do evento (várias cópias) - Anchises
  • imprimir controle de tempo para as salas - Anchises
  • imprimir lista de inscritos (???) - Anchises
  • imprimir tabela de preços para a lojinha - Anchises
  • imprimir nome das salas - Anchises

dia do evento

  • equipe de recepção
    • acesso internet
    • acesso ao eventbrite
    • lista de quem vai receber camisetas
    • crachás (crachás, cordões, etiquetas para escrever o nome)
    • tickets de senha para sorteio - anchises
    • separar as camisetas por tamanhos - ok
    • separar troco para o dia do evento
  • equipe da lojinha
    • arrumar loja e lista de preços
    • conseguir dinheiro trocado
    • fazer controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)
  • equipe de sala
    • arrumar salas
    • pregar cartazes / decoração
    • testar som e video
    • aviso de tempo
    • colar cronograma de atividades na porta da sala

Planejamento do evento

  • Chegar a partir das 9am
    • O pessoal começa a entrar as 10am
    • Palestras começam pontualmente as 11am
  • dividir tarefas entre voluntários
    • 2 alunos do curso de secretariado da Fatec
  • Haverá um buffet contratado para o churrascker
    • As bebidas serão fornecidas pelo pessoal do The Pirates Bar
    • revezar as equipes para que todos possam comer ;)

Atividades críticas:

  • Preparar a recepção do pessoal das 9am as 10am
  • Recepção do pessoal no horário da manhã (pico entre 10am e 11am)
  • Manter todas as salas no horário correto. Para isso, teremos 1 pessoa em cada sala para avisar o palestrante quando faltar 5min (mostrar um "cartão amarelo") e quando o tempo esgotar ("cartão vermelho")
  • Lojinha: é bom sempre ter 2 pessoas. abriremos a lojinha no horário do almoço.
  • Almoço: organizar fila, evitar os folgados que furam fila, ficar no pé dos churrasqueiros
  • Pós-almoço: manter o ambiente limpo e organizado (avisar a faixineira em caso de sujeira), manter as palestras no horário, tirar dúvidas dos participantes
  • Final: arrumar todas as salas, retirar os avisos que colamos nas paredes. Devemos devolver o prédio limpinho e as salas prontas para receber os alunos na segunda-feira de manhã
  • equipe de recepção
  • quantidade de pessoas: 5 (2 para cada fila, 1 para entregar camiseta + passaporte hacker)
  • IMPORTANTE - organizar duas filas:
    • uma para o pessoal que tem INGRESSO FREE: é só conferir o ingresso (p/ ver se é free mesmo), fazer o check-in, entregar a braçadeira + as fichinhas de comida e por para dentro
    • uma para o pessoal que se inscreveu com pagamento
      • para quem JÁ PAGOU: é só conferir o ingresso (p/ ver se já pagou mesmo - camiseta ou doação), fazer o check-in e entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Conferir se pagou >= R$ 25 e, nesse caso, ganha a camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
      • Para quem DEVE PAGAR NA PORTA: Conferir o ingresso, receber o dinheiro, entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Se pagou >= R$ 25, ganha camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
    • Uma pessoa fica atrás do credenciamento "gerenciando as camisetas e passaportes". O pessoal da fila de "já pagou" ou "a pagar" confere o tamanho e pede a camiseta p/ a pessoa que está atrás.
      • Palestrantes: ganham kit do palestrante (camiseta, crachá, caneta, passaporte hacker)
  • Acompanhar o ritmo de inscritos e no-show pelo Check-In Date Attendee Report e avisar a equipe de churrasco, lojinha e camisetas
  • equipe Lojinha
    • quantidade de pessoas: 2 pessoas
    • manter controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)
    • A lojinha irá funcionar a partir do almoço
    • Coisas para vender:
      • botons diversos
      • adesivos
      • sobra de camisetas (mais algumas camisetas do evento passado)
      • passaporte hacker
      • canecas (5)
  • equipe de sala
    • um voluntario para controlar tempo (1 por sala)
    • testar som e video nos intervalos
    • aviso de tempo


procedimento de recepção

  1. pedir comprovante de inscrição
    1. se tiver - escanear QR Code
    2. se nao tiver - dar baixa no eventbrite online
    3. se não se inscreveu - anotar nome, email
  2. entregar ticket para sorteio de brinde
    1. verificar se tem direito a camiseta ( pré venda ou doação >= r$ 25) e passaporte hacker (se doação >= 40)


Estatísticas

  • Os 100 primeiros ingressos foram vendidos em aproximadamente 21h
  • As 250 inscrições gratuitas se esgotaram em aproximadamente 8 dias
  • As 400 vagas disponibilizadas inicialmente se esgotaram no dia 01/04, 20 dias após abertas as inscrições
  • 32 palestrantes
  • 496 inscritos
  • 273 presentes

Inscritos

Total de incritos previamente (Eventbrite) 496

(inclui staff + speakers) (501 inscritos, 5 duplicadas)

Check-ins 242
No-show 254

(51% dos inscritos)

Inscritos no balcão 33
Palestrantes (*) 32
Staff (*) 12
Total de presentes 273

(check-ins + porta)

Notas:

  • Os palestrantes e staff foram inscritos previamente.
  • A maioria (3/5) das pessoas que se inscreveram duplicado não foram no evento
  • Apenas 26% dos inscritos declararam que também iriam no YSTS

Riscos

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