Discussão:O Outro Lado BSidesSP ed 8

Planejamento

Datas importantes

• Data final para submissão de sugestões de palestras e oficinas: 05 de Março de 2014
• Notificação aos autores selecionados: 07 de Março de 2014
• Divulgação da Agenda: 10 de Março de 2014
• Início das inscrições: 12 de Março de 2014
• Deadline para patrocinadores: 01/04 (ou 28/3?)
• Ir na Galeria do rock para encomendar as camisetas: 05/04 (ou 29/3?)
• Co0L BSidesSP YSTS Edition: 13 de Abril de 2014

• Primeiro encontro do Mentorship program: ?
• Segundo encontro do Mentorship program: ?

To do

• Preparar checklist de atividades e materiais para o dia do evento

• Call for Volunteers - Anchises
• Verificar PUC s/ WiFi

• • Fazer banner para as salas
  • Fazer Banner BSidesSP ?
  • Fazer bandeira BSidesSP ?
  • Fazer crachá ou pulseira ?

Checklist

pré- evento

• pegar banners
• levar camisetas novas e antigas
• equipamento (notebook, scanner, impressora, etc) no credenciamento ?
• imprimir agenda do evento (várias cópias) - Anchises
• imprimir controle de tempo para as salas - Anchises
• imprimir lista de inscritos (???) - Anchises
• imprimir tabela de preços para a lojinha - Anchises
• imprimir nome das salas - Anchises

dia do evento

• equipe de recepção
  • acesso internet
  • acesso ao eventbrite
  • lista de quem vai receber camisetas
  • crachás (crachás, cordões, etiquetas para escrever o nome)
  • tickets de senha para sorteio - anchises
  • separar as camisetas por tamanhos - ok
  • separar troco para o dia do evento

• equipe da lojinha
  • arrumar loja e lista de preços
  • conseguir dinheiro trocado
  • fazer controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)

• equipe de sala
  • arrumar salas
  • pregar cartazes / decoração
  • testar som e video
  • aviso de tempo
  • colar cronograma de atividades na porta da sala

Planejamento do evento

• Chegar a partir das 9am
  • O pessoal começa a entrar as 10am
  • Palestras começam pontualmente as 11am
• dividir tarefas entre voluntários
  • 2 alunos do curso de secretariado da Fatec
• Haverá um buffet contratado para o churrascker
  • As bebidas serão fornecidas pelo pessoal do The Pirates Bar
  • revezar as equipes para que todos possam comer ;)

Atividades críticas:

• Preparar a recepção do pessoal das 9am as 10am
• Recepção do pessoal no horário da manhã (pico entre 10am e 11am)
• Manter todas as salas no horário correto. Para isso, teremos 1 pessoa em cada sala para avisar o palestrante quando faltar 5min (mostrar um "cartão amarelo") e quando o tempo esgotar ("cartão vermelho")
• Lojinha: é bom sempre ter 2 pessoas. abriremos a lojinha no horário do almoço.
• Almoço: organizar fila, evitar os folgados que furam fila, ficar no pé dos churrasqueiros
• Pós-almoço: manter o ambiente limpo e organizado (avisar a faixineira em caso de sujeira), manter as palestras no horário, tirar dúvidas dos participantes
• Final: arrumar todas as salas, retirar os avisos que colamos nas paredes. Devemos devolver o prédio limpinho e as salas prontas para receber os alunos na segunda-feira de manhã

• equipe de recepção
• quantidade de pessoas: 5 (2 para cada fila, 1 para entregar camiseta + passaporte hacker)
• IMPORTANTE - organizar duas filas:
  • uma para o pessoal que tem INGRESSO FREE: é só conferir o ingresso (p/ ver se é free mesmo), fazer o check-in, entregar a braçadeira + as fichinhas de comida e por para dentro
  • uma para o pessoal que se inscreveu com pagamento
    • para quem JÁ PAGOU: é só conferir o ingresso (p/ ver se já pagou mesmo - camiseta ou doação), fazer o check-in e entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Conferir se pagou >= R$ 25 e, nesse caso, ganha a camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
    • Para quem DEVE PAGAR NA PORTA: Conferir o ingresso, receber o dinheiro, entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Se pagou >= R$ 25, ganha camiseta. Se pagou >= 40, ganha camiseta + passaporte hacker
  • Uma pessoa fica atrás do credenciamento "gerenciando as camisetas e passaportes". O pessoal da fila de "já pagou" ou "a pagar" confere o tamanho e pede a camiseta p/ a pessoa que está atrás.
    • Palestrantes: ganham kit do palestrante (camiseta, crachá, caneta, passaporte hacker)
• Acompanhar o ritmo de inscritos e no-show pelo Check-In Date Attendee Report e avisar a equipe de churrasco, lojinha e camisetas

• equipe Lojinha
  • quantidade de pessoas: 2 pessoas
  • manter controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)
  • A lojinha irá funcionar a partir do almoço
  • Coisas para vender:
    • botons diversos
    • adesivos
    • sobra de camisetas (mais algumas camisetas do evento passado)
    • passaporte hacker
    • canecas (5)

• equipe de sala
  • um voluntario para controlar tempo (1 por sala)
  • testar som e video nos intervalos
  • aviso de tempo

procedimento de recepção

1. pedir comprovante de inscrição
   1. se tiver - escanear QR Code
   2. se nao tiver - dar baixa no eventbrite online
   3. se não se inscreveu - anotar nome, email
2. entregar ticket para sorteio de brinde
   1. verificar se tem direito a camiseta ( pré venda ou doação >= r$ 25) e passaporte hacker (se doação >= 40)

Estatísticas

• Os 100 primeiros ingressos foram vendidos em aproximadamente 21h
• As 250 inscrições gratuitas se esgotaram em aproximadamente 8 dias
• As 400 vagas disponibilizadas inicialmente se esgotaram no dia 01/04, 20 dias após abertas as inscrições
• 32 palestrantes
• 496 inscritos
• 273 presentes

Inscritos

Total de incritos previamente (Eventbrite)	496 (inclui staff + speakers) (501 inscritos, 5 duplicadas)
Check-ins	242
No-show	254 (51% dos inscritos)
Inscritos no balcão	33
Palestrantes (*)	32
Staff (*)	12
Total de presentes	273 (check-ins + porta)

Notas:

• Os palestrantes e staff foram inscritos previamente.
• A maioria (3/5) das pessoas que se inscreveram duplicado não foram no evento
• Apenas 26% dos inscritos declararam que também iriam no YSTS