Reunião do Conselho Fiscal de 07/04/2012

Local: Garoa-HC (Casa da Cultura Digital)

Início: 11h00

Participantes:

• Anchises (Conselheiro Fiscal)
• Luciano Ramalho (Conselheiro Fiscal)

Faltas justificadas:

• Hugo Borges aka agaelebe (Tesoureiro)
• Alberto Fabiano (Conselheiro Fiscal)

Em virtude das conversas que surgiram durante a Assembleia Geral Ordinária de 28/03/2012, o Conselho Fiscal se reuniu para elaborar um conjunto de sugestões relacionadas a gestão financeira do Garoa. Durante a reunião, levantamos as sugestões e pontos descritos a seguir, que acreditamos que podem ser melhorados.

Prestação de contas

• Sugerimos que a diretoria devem melhorar a clareza na prestação de contas do Garoa
  • Sugerimos que a diretoria deve formalizar quais são todas as despesas recorrentes do Garoa (aluguel, internet, contador)
  • Devemos criar um procedimento formal para aprovar as despesas fora da rotina da diretoria (aluguel, etc)
    • por exemplo: email com tag "gasto extra" para dar destaque na mensagem que descreva uma despesa que necessite de aprovação
    • qualquer diretor pode solicitar uma despesa extraordinária, mas somente o diretor. entretanto, ainda não está claro quem seria responsável pela aprovação. Neste caso, os sócios pediriam recursos atraves de diretores
  • Achamos importante reforçar que qualquer solicitação de despesas deve ser acompanhada pela prestação de contas
  • o CMC pode pré-aprovar despesas, mas o solicitante sempre precisa prestar contas (do que gastou e do que não gastou)
  • podemos estabelecer um caixinha pré-definido para pequenas despesas (mas mesmo assim tem que prestar contas)
  • definir limites formais para aprovação de despesas
    • Despesas recorrentes - sempre tem que ter OK do CMC
    • Despesas extras - podemos estabelecer limites ( ex: até R$80/mês para despesas pequenas sem necessidade de pré-aprovação)

• Prestações de contas mensais
  • Prestação de contas referente ao mês anterior deve ser apresentada na reunião do CMC
  • Deve ser apresentado um pequeno balancete: tudo o que entrou, o que saiu, saldo (inicio e fim do mês), informação sobre inadimplencia, e incluir previsões para o próximo mês (entradas e saidas excepcionais), quando se aplicar (algo "macro", sem precisar entrar em detalhes)
  • O conselho fiscal vai propor um modelo de balancete mensal, em formato de planilha, destacando as principais categorias de entradas e saídas
  • A diretoria deve colocar o balancete mensal na página da diretoria financeira
    • vantagem: transparência e serve de exemplo (e orientação) para outros hackerspaces
    • sugerimos incluir extrato do banco, que pode ser exportado e colocado em um repositório público, como o github, para garantir a sua divulgação pública e transparente
  • Pedimos que a diretoria tenha cuidado para não fazer cobrança indevida de mensalidades, pois assim a cobrança perde a credibilidade (a dificuldade é que os controles são feitos manualmente, e por isso, são sujeitos a erro)
  • Identificar quantidade de membros pagantes versus o valor arrecadado, para determinarmos o valor médio de mensalidade paga

• Prestação de contas anual
  • se fizermos a prestação mensal, a prestação anual vai ser feita facilmente, pois em muitos casos basta consolidar os resultados já apresentados
  • sugerimos que a prestação de contas anual seja pré-aprovada pelo conselho fiscal antes da assembléia ordinaria anual (assim o conselho fiscal pode colaborar com sugestões e dicas)

• Contador
  • devemos priorizar um contador com experiencia em lidar com associações, que seja acessível (fisicamente e em termos de consultas esporádicas) e que tenha recomendações
  • troca de contador: recomendamos que a diretoria apresente pelo menos 2 opções para aprovação na reunião do CMC
  • deve ficar claro que tipo de trabalho o contador vai fazer e o que tipo de relatórios ele vai apresentar (mensal, anual)

Arrecadação de recursos

• É importante que o fundo de reserva (6 meses referente as despesas recorrentes) seja mantido em uma conta de investimento, separado da conta corrente utilizada no dia-a-dia. Sempre devemos diferenciar qual é o saldo do Garoa com e sem o fundo de reserva.

• Preocupação com o esquema de compra e venda de cerveja
  • se for para o Garoa comprar cerveja, tem que ser bem controlado (entrada, saída, e o resultado financeiro)
  • caso contrário, sugerimos as próprias pessoas que se organizem informalmente para comprar cerveja e coletar o dinheiro
  • uma alternativa, para o Garoa, é ter um refrigerador ou frigobar próprio, de forma que possamos ter um controle melhor, conforme já foi conversado em outras reuniões

• Depois de cuidadosa análise e engenharia financeira, o conselho fiscal recomenda que o valor da mensalidade minima seja alterado para R$ 42,00

• Formas alternativas de arrecadar fundos
  • voltar com as iniciativasperiódicas dos /pubs
  • deixar camisetas e canecas na recepcao da CCD

• Pontos de preocupação
  • Não recebemos recibo das contas de aluguel e Internet que pagamos para a CCD, e isso pode trazer dificuldade para justificar formalmente a saida de recursos financeiros