Reunião do Conselho Fiscal de 07/04/2012

Local: Garoa-HC (Casa da Cultura Digital)

Início: 11h00

Participantes:

• Anchises (Conselheiro Fiscal)
• Luciano Ramalho (Conselheiro Fiscal)

Faltas justificadas:

• Hugo Borges aka agaelebe (Tesoureiro)
• Alberto Fabiano (Conselheiro Fiscal)

Em virtude das conversas que surgiram durante a Assembleia Geral Ordinária de 28/03/2012, o Conselho Fiscal se reuniu para elaborar um conjunto de sugestões relacionadas a gestão financeira do Garoa. Durante a reunião, levantamos as seguintes sugestões e pontos que acreditamos que podem ser melhorados:

Prestação de contas

• sugerimos melhorar a clareza na Prestação de contas
  • sugerimos que a diretoria deve formalizar quais são todas as despesas recorrentes do Garoa (aluguel, internet, contador)
  • Devemos criar um procedimento formal para aprovar as despesas fora da rotina da diretoria (aluguel, etc)
    • por ex: email com tag "gasto extra" para dar destaque na mensagem que necessite de aprovação
    • qualquer diretor pode solicitar uma despesa extraordinária, mas quem aprova ainda não está claro. Neste caso, os sócios pediriam recursos atraves de diretores
  • o CMC pode pré-aprovar despesas, mas o solicitante sempre precisa prestar contas (do que gastou e do q nao gastou)
  • podemos estabelecer um caixinha pré-definido para pequenas despesas (mas tem que prestar contas)
  • definir limites formais para aprovação de despesas

  ***Despesas recorrentes - sempre tem que ter OK do CMC   ***Despesas extras - podemos estabelecer limites ( ex: até R$80/mês para despesas pequenas sem necessidade de pre-aprovacao)

• Prestação de contas mensal
  • Prestação de contas referente ao mês anterior devem ser apresentadas na reunião do CMC
  • deve ser apresentado um pequeno balancete: tudo o que entrou, o que saiu, saldo (inicio e fim do mês), informação sobre inadimplencia, previsões (macro) para o próximo mês (entradas e saidas excepcionais), quando se aplicar
  • conselho fiscal vai propor um modelo de balancete mensal
  • colocar o balancete mensal na página da diretoria financeira
    • vantagem: transparencia e exemplo para outros hackerspaces
  • cuidado para não fazer cobrança indevida, pois assim a obrança perde a credibilidade (a dificuldade é que os controles são feitos manualmente, e por isso, sujeitos a erro)
  • identificar quantidade de membros pagantes versus o valor arrecadado, para determinarmos o valor médio de mensalidade paga
  • sugerimos incluir extrato do banco, que pode ser exportado e colocado em um repositório público, como o github, para garantir a sua divulgação pública e transparente

• Prestação de contas anual
  • se fizermos a prestação mensal, a prestação anual vai ser feita facilmente, pois em muitos casos basta consolidar os resultados já apresentados
  • sugerimos que a prestação de contas anual seja pré-aprovada pelo conselho fiscal antes da assembléia ordinaria anual (assim o conselho fiscal pode colaborar com sugestões e dicas)

• Contador
  • devemos priorizar um contador com experiencia em lidar com associações, que seja acessível (fisicamente e em termos de consultas esporádicas) e que tenha recomendações
  • troca de contador: recomendamos que a diretoria apresente pelo menos 2 opções para aprovação na reuniao do CMC
  • deve ficar claro que tipo de trabalho o contador vai fazer e o que tipo de relatórios ele vai apresentar (mensal, anual)

Arrecadação de recursos

• é importante que o fundo de reserva (6 meses de despesas recorrentes) seja mantido em uma conta de investimento, separado da conta corrente utilizada no dia-a-dia. Sempre devemos diferenciar qual é o saldo do gGroa com e sem o fundo de reserva

• Preocupação com o esquema de compra e venda de cerveja
  • se for para o Garoa comprar cerveja, tem que ser bem controlado (entrada, saida, e o resultado financeiro)
  • caso contrário, as pessoas que se organizem informalmente para comprar cerveja e coletar o dinheiro
  • uma alternativa, para o Garoa, é ter um refrigerador ou frigobar próprio, de forma que possamos ter controle, conforme já foi conversado em outras reuniões

• Depois de cuidadosa análise e engenharia financeira, o conselho fiscal recomenda que o valor da mensalidade minima seja alterado para R$ 42,00

• Formas alternativas de arrecadar fundos
  • voltar com as iniciativasperiódicas dos /pubs
  • deixar camisetas e canecas na recepcao da CCD

• Pontos de preocupação
  • não recebemos recibo das contas de aluguel e internet que pagamos para a CCD, e isso pode trazer dificuldade para justificar formalmente a saida de recursos financeiros