Discussão:O Outro Lado BSidesSP ed 6

Planejamento

Datas importantes

• Finalizar sites, CFP e CFS: 01 de Agosto (H2HC e Black Hat Editions)
• Lançar CFP: 02 de Agosto (H2HC e Black Hat Editions)
• Data final para submissão de sugestões de palestras e oficinas: 01 de Setembro de 2013

• Notificação aos autores selecionados - H2HC Edition: 04 de Setembro de 2013
• Divulgação da Agenda - H2HC Edition: 06 de Setembro de 2013
• Primeiro encontro do Mentorship program: 07 de Setembro de 2013
• Início das inscrições - H2HC Edition: 09 de Setembro de 2013
• Segundo encontro do Mentorship program: 14 de Setembro de 2013
• Deadline para Sponsors: 20 de Setembro de 2013
• Encomendar camisetas: 20 de Setembro de 2013
• Co0L BSidesSP H2HC Edition: 09 de Outubro de 2013

• Notificação aos autores selecionados - Black Hat Edition: 15 de Outubro de 2013
• Divulgação da Agenda - Black Hat Edition: 20 de Outubro de 2013
• Início das inscrições - Black Hat Edition: 28 de Outubro de 2013
• Primeiro encontro do Mentorship program: 02 de Novembro de 2013
• Deadline para Sponsors: 08 de Novembro de 2013
• Contratar churrasqueiro ou buffet: 08 de Novembro de 2013
• Encomendar camisetas: 09 de Novembro de 2013
• Segundo encontro do Mentorship program: 16 de Novembro de 2013
• Co0L BSidesSP Black Hat Edition: 24 de Novembro de 2013

Estatísticas

• As 70 inscrições gratuitas se esgotaram em aproximadamente 15 horas
• 100 inscritos em aproximadamente 18 horas
• Inscrições esgotadas no dia 30/09, seis dias antes do evento.
• 10 palestrantes
• 197 presentes
• 179 inscritos
  • 2 inscrições duplicadas
  • 30 doações
  • 50 inscrições com pré-venda de camisetas
  • 70 inscrições gratuitas
  • 31 inscritos como "staff, palestrantes e convidados"

Inscritos

Total de incritos previamente (Eventbrite)	179 (inclui staff + speakers) (181 inscritos, 2 duplicadas)
Check-ins	100
No-show	84 (47%)
Inscritos no balcão	97
Palestrantes (*)	10
Staff (*)(**)	7
Total de presentes	197 (check-ins + porta)

Notas:

(*) Os palestrantes e staff foram inscritos previamente. (**) Incluídos, nesta contagem, staff que também deu palestra

To do

• Preparar checklist de atividades e materiais para o dia do evento

* Discutir formato das agendas (incluindo hora de início e fim)

• H2HC Edition
  • H2HC - Bozo Security
  • Fechar o "Hacker Lanche Feliz" p/ H2HC Edition (conteúdo e custos - e.g. lanche + 2 ou 3 bebidas)

• BH Edition
  • Call for Volunteers - Anchises
  • Verificar FATEC s/ WiFi + ajuda de estudantes do Secretariado - Anchises
  • Lockpicking + Lightning Talks

Checklist

pré- evento

• pegar banners do Garoa
• levar camisetas!
• equipamento (notebook, scanner, impressora, etc) no credenciamento ?
• imprimir agenda do evento (várias cópias)
• imprimir controle de tempo para as salas
• imprimir lista de inscritos (???)
• imprimir tabela de preços para a lojinha
• imprimir nome das salas
• imprimir tickets do "vale- hacker lanche feliz"

dia do evento

• chegar pelo menos 1 hora antes do horário oficial de abertura (que é as 10:20)
• dividir tarefas entre voluntários

• equipe de recepção
  • requisitos
    • acesso internet
    • acesso ao eventbrite
    • lista de quem vai receber camisetas
    • pulseiras - ponai
    • tickets de senha para sorteio - anchises
    • vale-lanche - ranieri
    • separar as camisetas por tamanhos
    • separar troco para o dia do evento
  • IMPORTANTE: organizar três filas:
    • uma para o pessoal que tem INGRESSO FREE: é só conferir o ingresso (p/ ver se é free mesmo), fazer o check-in, entregar a braçadeira + as fichinhas de comida e por para dentro
    • uma para o pessoal que JÁ PAGOU: é só conferir o ingresso (p/ ver se já pagou mesmo - camiseta ou doação), fazer o check-in e entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Conferir se pagou >= R$ 25 e, nesse caso, ganha a camiseta.
    • Uma fila para quem DEVE PAGAR NA PORTA: Conferir o ingresso, receber o dinheiro, entregar a braçadeira + fichinhas de comida. Se pagou >= R$ 25, ganha camiseta.
    • Uma pessoa fica atrás do credenciamento "gerenciando as camisetas". O pessoal da fila de "já pagou" ou "a pagar" confere o tamanho e pede a camiseta p/ a pessoa que está atrás.

• equipe lojinha
  • arrumar loja e lista de preços
  • conseguir dinheiro trocado
  • fazer controle de quantidade de vendas (camisetas, botons, adesivos)
  • A lojinha irá funcionar após o almoço. No período da tarde, unificamos as 3 mesas de entrada em uma só e abrimos a "lojinha" nesse espaço.
  • Coisas para vender:
    • botons
    • adesivos
    • sobra de camisetas (mais algumas camisetas do evento passado)
    • passaporte hacker

• equipe de sala
  • arrumar salas
  • pregar cartazes / decoração
  • testar som e video
  • placas de aviso de tempo
  • colar cronograma de atividades na porta da sala
  • um voluntario para controlar tempo (1 por sala)
  • um voluntário para controlar entrada nas salas

Observações:

• haverá um segurança contratado para fazer "cara-crachá"
• Fechamos a refeição com um CARRINHO DE CACHORRO QUENTE. Cada participante receberá 2 fichinhas de "vale lanche" (que pode ser trocado no carrinho por um hot dog ou hamburguer - e se quiser incrementar o lanche, cada um paga a diferença parte) e 2 fichinhas de vale bebida (refri ou cerveja)

procedimento de porta

1. pedir comprovante de inscrição
   1. se tiver - escanear QR Code
   2. se nao tiver - dar baixa no eventbrite online
   3. se nao inscreveu - anotar nome, email
2. entregar ticket hacker lanche feliz
3. entregar ticket para sorteio de brinde
   1. verificar se tem direito a camiseta ( pré venda ou doação >= r$ 25

almoço

• orientar os participantes sobre a localização do carrinho de cachorro-quente
• lembrete: cada participante tem direito a 2 lanches e a 2 bebidas (refri e/ou cerveja)
• revezar a equipe que está na recepção para que todos possam comer ;)